Datenschutzerklärung – Whistleblower-System

Die JPS Marselis-Gruppe hat ein internes, gruppenweites Whistleblower-System eingerichtet, das von JPS Marselis ApS verwaltet wird. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Whistleblower-Systems, wenn Sie selbst eine Meldung erstatten oder wenn Sie Gegenstand einer Meldung einer anderen Person werden oder in einer sonstigen Weise darin erwähnt werden.

In der vorliegenden Datenschutzerklärung wird unser Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen des Whistleblower-Systems beschrieben. Weitere Informationen zu unserem Whistleblower-System finden Sie in unserer Whistleblower-Richtlinie.

Datenverantwortung und Kontaktdaten

JPS Marselis ApS ist der Datenverantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Whistleblower-Systems. Die rechtlichen Informationen von JPS Marselis ApS lauten wie folgt:

JPS Marselis ApS
Thyrasgade 4
DK-8260 Viby J
CVR-Nr. 38 11 01 36

E-Mail: pna@jpsmarselis.dk

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Whistleblower-Systems haben, können Sie sich gerne an unsere konzerneigene Rechtsabteilung wenden, entweder telefonisch unter +45 60 65 84 98 oder per E-Mail unter sim@jpsclemens.dk.

Unser Umgang mit personenbezogenen Daten

Kategorien von personenbezogenen Daten

Die von uns behandelten personenbezogenen Daten über Sie können folgende Informationen beinhalten:

Personenbezogene Daten über gemeldete Personen

Die Meldungen, die wir im Rahmen des Whistleblower-Programms erhalten, können sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des JPS Marselis-Konzerns sowie andere Personen betreffen, die mit dem Konzern in Verbindung stehen. Wenn wir Meldungen erhalten, verarbeiten wir folgende Typen von personenbezogenen Daten:

  • Allgemeine personenbezogene Daten, darunter
    • Personendaten
    • Personenbezogene Daten, die in der Beschreibung der gemeldeten Situation enthalten sind, einschließlich über einen eventuellen Straftatbestand
  • Sensible personenbezogene Daten, einschließlich Informationen über sexuelle Beziehungen, sofern diese in der Meldung enthalten sind
  • Allgemeine und ggf. sensible personenbezogene Informationen über Personen, die in der Meldung erwähnt werden, zum Beispiel, weil diese dem ungewünschten Verhalten der gemeldeten Person ausgesetzt sind

Personenbezogene Daten von Whistleblowern

Whistleblower haben die Möglichkeit, anonym zu bleiben. Sofern Sie Ihre Meldung nicht-anonym einreichen, verarbeiten wir folgende Typen von personenbezogenen Daten über Sie:

  • Allgemeine personenbezogene Daten, darunter
    • Personendaten
    • Personenbezogene Daten, die in Ihrer Meldung enthalten sind, einschließlich Informationen zu einer eventuellen Straftat, wenn der Verdacht besteht, dass Sie wissentlich eine Falschmeldung abgegeben haben
  • Wir verarbeiten keine sensiblen Informationen über Sie, es sei denn, Sie entscheiden sich selbst dafür, solche Informationen in die Meldung aufzunehmen

 

Zweck und Rechtsgrundlage

Der Zweck unserer Verarbeitung personenbezogener Daten besteht darin, Meldungen im Rahmen unseres Whistleblower-Systems zu bearbeiten und zu untersuchen.

Die Rechtsgrundlage für unseren Umgang mit personenbezogenen Daten lautet wie folgt:

  • Für Meldungen nach dem Whistleblower-Gesetz ist die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung § 22 des Whistleblower-Gesetzes, vgl. die Datenschutzgrundverordnung, Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben c und e, Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g und § 8 Absatz 5 des Datenschutzgesetzes, vgl. § 7, Absatz 4.
  • Für Meldungen, die nicht unter das Whistleblower-Gesetz fallen, ist die Rechtsgrundlage für unsere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, Meldungen im Rahmen des Whistleblower-Systems zu untersuchen, Artikel 9 Absatz 2, Buchstabe f und § 8, Abs. 3, Punkt 2 des Datenschutzgesetzes, da unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung strafrechtlich relevanter Informationen die Rücksicht gegenüber dem Betroffenen deutlich übersteigt.

 

Weitergabe und Empfängerkategorien

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten über Sie kann gemäß den Verarbeitungsregeln des Datenschutzgesetzes, des Whistleblower-Gesetzes und sonstiger dänischer Rechtsvorschriften erfolgen.

Wir geben personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

  • Die Geschäftsführung von JPS Marselis ApS und die Geschäftsführung der Unternehmen, auf die sich die Meldung bezieht
  • Die Tochtergesellschaft, in der die gemeldete Person beschäftigt ist oder für die sie arbeitet, zum Zweck der Untersuchung der Meldung
  • Externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und andere Berater im Zusammenhang mit der Untersuchung und Weiterverfolgung der Meldung
  • Polizei und andere öffentliche Behörden
  • Unsere Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsverträgen

Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR

In einigen Fällen geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR weiter. Dies geschieht, wenn wir Datenverarbeiter in Ländern außerhalb der EU/des EWR einsetzen. Solche Übermittlungen erfolgen im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen.

 

Löschung

Wir löschen Ihre Daten, wenn ihre Aufbewahrung nicht mehr notwendig und verhältnismäßig ist.

Meldungen, die nicht unter das Whistleblower-System fallen oder offensichtlich unbegründet sind, werden umgehend gelöscht.

Wird aufgrund einer Meldung eine Untersuchung eingeleitet, werden die Daten in der Regel 6 Monate nach Abschluss der Untersuchung gelöscht, es sei denn, wir haben ein berechtigtes Interesse an der längeren Speicherung der Daten.

Sofern eine Anzeige bei der Polizei oder einer anderen relevanten Behörde eingereicht wird, werden die Daten unverzüglich nach dem Abschluss des Falls in den betreffenden Behörden gelöscht, es sei denn, wir haben ein berechtigtes Interesse an der Speicherung der Daten für einen längeren Zeitraum.

Sofern auf Grundlage einer Meldung arbeitsrechtliche, Disziplinar- oder andere Sanktionen für eine/n gemeldete/n Mitarbeiterin oder Mitarbeiter oder einen Whistleblower verhängt werden oder sonstige sachliche Gründe für die Speicherung der Daten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters oder Whistleblowers vorliegen, werden diese in der Personalakte der betreffenden Person aufbewahrt. Nach dem Rücktritt werden die Daten über die Person grundsätzlich bis zu fünf Jahre zzgl. dem laufenden Jahr gespeichert.

 

Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie folgende Rechte:

  • Sie haben das Recht, die Einsicht, Änderung oder Löschung der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten über Sie zu beantragen. Nach eingegangenem Antrag löschen wir Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich, es sei denn, wir können die Verarbeitung auf einer anderen rechtlichen Grundlage fortsetzen.
  • Sie haben außerdem das Recht, unserer Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, es sei denn, wir können die Verarbeitung aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage fortführen.
  • Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenportabilität).

In der Gesetzgebung können in Bezug auf diese Rechte Bedingungen oder Einschränkungen festgelegt sein. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass Ihre Rechte nicht gelten, wenn zwingende schutzwürdige Gründe von privatem und öffentlichem Interesse Ihr Interesse an der Durchsetzung Ihrer Rechte überwiegen. Die gemeldete Person hat daher kein Recht, Daten zur Identität einer Person zu erhalten, die gutgläubig eine Meldung eingereicht hat, oder andere faktische Daten als die zu erhalten, die die Person selbst betreffen, sofern sich aus der Gesetzgebung nicht ausdrücklich etwas anderes ergibt.

Wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzerklärung oder der Art und Weise haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, oder wenn Sie von einem oder mehreren Ihrer oben beschriebenen Rechte Gebrauch machen möchten, können Sie sich an uns wenden. Unsere Kontaktdaten finden Sie oben in dieser Datenschutzerklärung.

Wir bitten Sie, uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage ausreichende Informationen zur Verfügung zu stellen, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten können, einschließlich Ihres vollständigen Namens und Ihrer E-Mail-Adresse, damit wir Sie identifizieren und auf Ihre Anfrage antworten können. Wir werden Ihre Anfrage schnellstmöglich beantworten.

Sie können eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) einreichen. Die Kontaktdaten der dänischen Datenschutzbehörde (Datatilsynet) finden Sie unter www.datatilsynet.dk.

 

Aktualisiert Dezember 2023