Privatlivspolitik – whistleblowerordning

I JPS Marselis-koncernen har vi etableret en intern, koncernfælles whistleblowerordning, som administreres af JPS Marselis ApS. I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af personoplysninger i forbindelse med vores whistleblowerordning.  

Når vi henviser til ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne privatlivspolitik, henviser vi til JPS Marselis ApS og JPS Marselis-koncernens selskab eller selskaber, som whistlebloweren og den person, der indberettes eller nævnes i en indberetning, er ansat hos eller på anden måde tilknyttet. 

Du kan læse mere om vores whistleblowerordning i vores whistleblowerpolitik.

Dataansvar og kontaktoplysninger

JPS Marselis ApS og det eller de selskaber i JPS Marselis-koncernen, som whistlebloweren og den person, der indberettes eller nævnes i en indberetning, er ansat hos eller på anden måde tilknyttet, er dataansvarlige for behandling af personoplysninger under whistleblowerordningen.

JPS Marselis ApS’ juridiske oplysninger og kontaktoplysninger er følgende:

JPS Marselis ApS

Thyrasgade 4
8260 Viby J
CVR-nr. 38 11 01 36

E-mail: pna@jpsmarselis.dk

Oplysninger om selskaberne i JPS Marselis-koncernen med kontaktoplysninger kan findes her: jpsmarselis.dk

Vores behandling af personoplysninger

Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, vi behandler om dig, kan omfatte:

Personoplysninger om personer, der indberettes om

De indberetninger, vi modtager via whistleblowerordningen, kan omfatte både medarbejdere i JPS Marselis-koncernen og andre personer med tilknytning til koncernen. Når vi modtager indberetninger, behandler vi følgende typer af personoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger, herunder
    • Identitetsoplysninger (navn, titel, selskabsnavn, telefonnummer, e-mailadresse)
    • Personoplysninger som indgår i beskrivelsen af det forhold, der indberettes om, herunder om evt. strafbare forhold
  • Følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om seksuelle forhold, hvis det indgår i indberetningen
  • Almindelige og evt. følsomme personoplysninger om personer, der omtales i indberetningen, eksempelvis fordi de er udsat for uønsket adfærd fra den, der indberettes om

Enhver, som nævnes i en indberetning, vil blive underrettet om vores behandling af personoplysninger om vedkommende, forudsat at en sådan underretning ikke i alvorlig grad hindrer opfyldelsen af formålene med behandlingen af personoplysninger under whistleblowerordningen.

Personoplysninger om whistleblowere

Whistleblowere har mulighed for at være anonyme. Hvis du indberetter på ikke-anonym basis, behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger, herunder
    • Identitetsoplysninger (navn, titel, selskabsnavn, telefonnummer, e-mailadresse)
    • Personoplysninger som indgår i din indberetning, herunder om evt. strafbare forhold, hvis der er mistanke om, at du har foretaget en bevidst falsk indberetning
  • Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig, medmindre du selv vælger at lade sådanne oplysninger indgå i indberetningen

Hvis du indberetter på ikke-anonym basis om en person, der er ansat eller på anden måde tilknyttet Hornbaek Baltic AS, vil dine personoplysninger blive pseudonymiseret.

Formål og retsgrundlag

Vores behandling af personoplysninger har til formål at håndtere og undersøge indberetninger foretaget under vores whistleblowerordning.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

  • Med hensyn til behandling, der er nødvendig for at opfylde vores forpligtelser i henhold til den danske whistleblowerlovgivning, er retsgrundlaget for vores behandling den danske lov om beskyttelse af whistleblowere § 22, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og e, art. 9, stk. 2, litra g, og databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 4.
  • Med hensyn til behandling, der er nødvendig for at opfylde vores forpligtelser i henhold til den tyske whistleblowerlovgivning, er retsgrundlaget for vores behandling databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, jf. § 10 i den tyske lov om beskyttelse af whistleblowere (»HinSchG«). Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 1 følger direkte af § 10 i HinSchG, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, jf. art. 9, stk. 1.
  • Med hensyn til behandling, der er nødvendig for at opfylde vores forpligtelser i henhold til den lettiske whistleblowerlovgivning, er retsgrundlaget for vores behandling databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og f og art. 11 i den lettiske whistleblowerlov. Retsgrundlaget for behandling af følsomme personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.
  • For indberetninger, som ikke er omfattet af whistleblowerlovgivning, er retsgrundlaget for vores behandling databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at undersøge indberetninger under whistleblowerordningen, og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Videregivelse og kategorier af modtagere

Videregivelse af personoplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelsesforordningen og i overensstemmelse med national whistleblower- og databeskyttelseslovgivning.  

Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

  • Direktionen i JPS Marselis ApS og direktionen i det/de selskaber, indberetningen vedrører
  • Det datterselskab, som den person, der indberettes om, er ansat i eller tilknyttet, med henblik på undersøgelse af indberetningen
  • Eksterne advokater, revisorer og andre rådgivere i forbindelse med undersøgelse og opfølgning på indberetningen
  • Politi og andre offentlige myndigheder
  • Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler, f.eks. leverandører af IT-systemer

Overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS

I visse tilfælde overfører vi dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS. Dette sker, når vi gør brug af databehandlere i lande uden for EU/EØS. Sådanne overførsler vil ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, for eksempel ved anvendelse af EU Kommissionens standardkontrakter, på baggrund af EU Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelser eller på baggrund af modtagerens tilslutning til EU-US Data Privacy Framework.  

Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når det ikke længere er nødvendigt og proportionalt at opbevare dem.

Indberetninger, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen, eller som er åbenbart grundløse, slettes straks.

Hvis der på baggrund af en indberetning iværksættes en undersøgelse, slettes oplysningerne som udgangspunkt 6 måneder efter afslutning af undersøgelsen, medmindre vi har berettiget interesse i at opbevare oplysningerne i længere tid.

Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder, medmindre vi har berettiget interesse i at opbevare oplysningerne i længere tid.

Hvis der på baggrund af en indberetning gennemføres en ansættelsesretlig, disciplinær eller anden sanktion over for en indberettet medarbejder eller en whistleblower, eller der i øvrigt foreligger saglige grunde til at opbevare oplysninger om medarbejderen eller whistlebloweren, vil disse blive opbevaret i den pågældendes personalemappe. Efter fratrædelse opbevares oplysninger om medarbejderen som udgangspunkt i op til 5 år plus indeværende år.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig. Hvis du beder os om det, vil vi slette personoplysninger uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet lovligt grundlag.
  • Du har også ret til at modsætte dig vores behandling af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på baggrund af et andet lovligt grundlag.
  • Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

I lovgivningen kan der være fastsat betingelser eller begrænsninger i forhold til disse rettigheder. I den forbindelse bemærkes, at dine rettigheder ikke gælder i tilfælde, hvor din interesse i at håndhæve dine rettigheder findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Den, der indberettes om, har således ikke ret til at modtage oplysninger om identiteten på en person, som i god tro har foretaget indberetning, eller andre faktiske oplysninger end dem, der har med ham/hende at gøre, medmindre andet udtrykkeligt følger af lovgivningen. 

Ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder, eller har du spørgsmål til måden vi behandler dine personoplysninger på, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne privatlivspolitik.

Vi beder om, at du i forbindelse med din henvendelse giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Du kan indgive en klage vedrørende vores behandling af dine personoplysninger til den kompetente tilsynsmyndighed. Kontaktoplysninger kan findes her:

 Opdateret marts 2025