Whistleblower-Richtlinie für die JPS Marselis-Gruppe

Hintergrund und Zweck

Die JPS Marselis-Gruppe hat ein internes, gruppenweites Whistleblower-System gemäß der EU-Hinweisgeberrichtlinie, auch Whistleblower-Richtlinie genannt, und dem dänischen Gesetz zum Schutz von Whistleblowern („Whistleblower-Gesetz“) eingerichtet. Das Whistleblower-System wird von JPS Marselis ApS verwaltet, das die Rechtsabteilung der Gruppe als interne Whistleblower-Einheit benannt hat.

Im Rahmen des Whistleblower-Systems der JPS Marselis-Gruppe können Mitarbeiter*innen, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und andere mit den Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe in Verbindung stehende Interessengruppen nach Treu und Glauben und ohne Gefahr von Repressalien Verdachtsmomente oder konkrete Kenntnisse über Verstöße gegen EU-Recht, schwerwiegende Rechtsverstöße oder andere schwerwiegende Begebenheiten in der JPS Marselis-Gruppe melden.

Die JPS Marselis-Gruppe pflegt eine offene und dialogbasierte Unternehmenskultur, in der sich jeder frei äußern kann, wenn er oder sie Unregelmäßigkeiten oder inakzeptables Verhalten feststellt oder den Verdacht hat, dass unrechtmäßige Begebenheiten vorliegen. Das Whistleblower-System ist daher als Ergänzung zu der Möglichkeit zu sehen, dass Mitarbeiter*innen sich an die Geschäftsführung wenden oder andere Kommunikationskanäle in den Konzerngesellschaften nutzen, um auf Sachverhalte aufmerksam zu machen.

Diese Whistleblower-Richtlinie beschreibt ausführlicher, wann Sie Begebenheiten über das Whistleblower-System melden können, worüber Sie Bericht erstatten können, wie mit einer Meldung verfahren wird, die Rechte des Whistleblowers und der Person, über die Bericht erstattet wird, usw.

Das Whistleblower-System und die Whistleblower-Richtlinie gelten für alle Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe, unabhängig davon, ob die Unternehmen dem dänischen Whistleblower-Gesetz bzw. anderen nationalen Whistleblower-Rechtsvorschriften unterliegen oder nicht zur Einrichtung eines Whistleblower-Systems verpflichtet sind.

Die JPS Marselis-Gruppe bietet Whistleblowern, die Angelegenheiten in Konzerngesellschaften melden, die nicht dem Whistleblower-Gesetz oder anderen nationalen Whistleblower-Rechtsvorschriften unterliegen, den gleichen Schutz, als ob die betreffenden Unternehmen diesen Gesetzen und Vorschriften unterliegen. Allerdings sollte sich der Whistleblower in einem solchen Fall darüber im Klaren sein, dass er bei der Meldung von Sachverhalten in Konzerngesellschaften, die nicht dem Whistleblower-Gesetz oder anderen nationalen Whistleblower-Rechtsvorschriften unterliegen, nicht von einem gesetzlichen Hinweisgeberschutz profitiert.

Wer kann eine Meldung einreichen?

Das Whistleblower-System kann genutzt werden, wenn Sie bei einem Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe angestellt sind oder in der Vergangenheit angestellt waren. Darüber hinaus kann das Whistleblower-System von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und anderen Interessengruppen genutzt werden, die mit einem Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe in Verbindung stehen.

Über wen kann Bericht erstattet werden?

Im Rahmen des Whistleblower-Systems können Angelegenheiten gemeldet werden, die von Mitarbeiter*innen oder anderen mit einem Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe in Verbindung stehenden Personen wie Vorstandsmitgliedern, Kapitaleigentümern, Beratern, Lieferanten, externen Geschäftspartnern usw. begangen werden.

Es können auch Angelegenheiten gemeldet werden, die nicht einer einzelnen Person zugeordnet werden können, sondern beispielsweise auf einem grundlegenden Systemfehler in der JPS Marselis-Gruppe beruhen.

Welche Angelegenheiten können gemeldet werden?

Die JPS Marselis-Gruppe folgt der Einschränkung des Whistleblower-Gesetzes. Dementsprechend können sowohl Verstöße gegen EU-Recht als auch schwerwiegende Rechtsverstöße und andere schwerwiegende Angelegenheiten gemeldet werden.

Eine Meldung muss sich auf einen begründeten Verdacht oder die tatsächliche Kenntnis tatsächlicher oder potenzieller Verstöße beispielsweise in den folgenden Bereichen beziehen:

Verstöße gegen die Vorschriften zur Produktsicherheit und -konformität, Transportsicherheit und Verbraucherschutz
Straftaten, z. B. Missbrauch finanzieller Ressourcen, Diebstahl, Betrug, Unterschlagung, Täuschung, Bestechung, Urkundenfälschung usw.
Grobe oder wiederholte Verstöße gegen Rechtsvorschriften, beispielsweise im Zusammenhang mit Arbeitsschutz- oder Umweltvorschriften
Grobe oder wiederholte Verstöße gegen wichtige interne Richtlinien, z. B. im Bereich Dienstreisen, Geschenke, Finanzberichterstattung usw.
Schwerwiegende persönliche Konflikte am Arbeitsplatz, z. B. in Form von Drohungen, körperlicher Gewalt, sexueller Belästigung oder anderen schwerwiegenden Belästigungen

Vorstehendes ist nur eine Liste von Beispielen. Wenn Sie Zweifel haben, ob eine Angelegenheit gemeldet werden sollte oder nicht, empfehlen wir, sie zu melden.

Das Whistleblower-System kann nicht dazu genutzt werden, Sachverhalte trivialer Art oder Informationen wie beispielsweise über den Verstoß gegen interne Richtlinien zu Krankenstand, Rauchen und Alkohol zu melden. Bei systematischen Verstößen kann es jedoch sein, dass diese ansonsten weniger schwerwiegenden Angelegenheiten im Rahmen des Whistleblower-Systems gemeldet werden können.

Missstände wie Mobbing, Unzufriedenheit mit dem Gehalt oder Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit können nicht im Rahmen des Whistleblower-Systems gemeldet werden, sondern sollten über die üblichen Kommunikationskanäle der JPS Marselis-Gruppe gemeldet werden, beispielsweise über die Konzernleitung, HR, AMO oder Vertrauenspersonen/Betriebsrat.

Allerdings können schwerwiegende Belästigungen und sexuelle Belästigungen ebenso angezeigt werden wie Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, wenn sie als so schwerwiegend eingeschätzt werden, dass sie eine echte Gefahr für Leben und Gesundheit von Menschen darstellen.

Vorgehensweise für die Meldung von Hinweisen

Die Meldung erfolgt ausschließlich auf elektronischem Weg über das Webformular unter jpsmarselis.dk/whistleblower. Die Meldung kann anonym oder nicht-anonym erfolgen. Damit wir die Angelegenheit genauer untersuchen können, empfehlen wir, sie so detailliert wie möglich zu beschreiben.

Verfahren bei Eingang einer Meldung

Meldungen gehen bei der Rechtsabteilung des Konzerns ein.

Bei Eingang einer Meldung prüft die Rechtsabteilung des Konzerns, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fällt.

Fällt eine Meldung in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems, wird die Rechtsabteilung des Konzerns die erforderlichen Untersuchungen einleiten und in diesem Zusammenhang entsprechende Maßnahmen empfehlen. Nähere Informationen hierzu finden Sie untenstehend.

Wenn die Meldung nicht in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fällt, wird die Meldung abgelehnt. Wenn die Meldung nicht-anonym erfolgt, wird der Hinweisgeber über die Ablehnung informiert und erhält gegebenenfalls Hinweise dazu, an welche Person oder Abteilung der JPS Marselis-Gruppe er oder sie sich stattdessen intern mit der betreffenden Angelegenheit wenden kann.

Untersuchung einer Meldung

Sobald die Rechtsabteilung des Konzerns eine Meldung erhalten hat, die in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fällt, prüft die Rechtsabteilung des Konzerns die Meldung und holt bei Bedarf weitere Informationen über die Begebenheiten innerhalb der betreffenden Konzerngesellschaft(en) ein.

Anschließend erstellt die Rechtsabteilung des Konzerns einen Bericht mit eventuellen Empfehlungen an die Geschäftsführung von JPS Marselis ApS.

Die Rechtsabteilung des Konzerns darf im Rahmen ihrer Ermittlungen und Stellungnahme nur dann Auskunft über die Identität des Whistleblowers geben, wenn der Whistleblower hierzu sein Einverständnis gibt. Die Rechtsabteilung des Konzerns darf jedoch ohne Einwilligung des Whistleblowers Informationen über die Identität des Whistleblowers an zuständige Behörden weitergeben, um Verstößen entgegenzuwirken oder das Recht betroffener Personen auf Verteidigung sicherzustellen. Sonstige Informationen aus der Meldung, aus denen die Identität des Whistleblowers nicht hervorgeht, werden nur im Rahmen der Nachverfolgung der Meldung oder zur Behebung eines in der Meldung erwähnten Verstoßes weitergegeben.

Auf der Grundlage der Stellungnahme und Empfehlungen entscheidet die Geschäftsführung von JPS Marselis ApS – gegebenenfalls gemeinsam mit der Geschäftsführung der Konzerngesellschaft(en), auf die sich die Meldung bezieht – über die entsprechenden Maßnahmen und Reaktionen, sei es die Einleitung interner Ermittlungen, Meldungen an die Behörden oder sonstige Reaktionen arbeitsrechtlicher oder vertragsrechtlicher Natur.

Verschwiegenheitspflicht

Die Rechtsabteilung des Konzerns und die an der Untersuchung und Bearbeitung einer Meldung beteiligten Personen unterliegen hinsichtlich der in einer Meldung enthaltenen Informationen einer besonderen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.

Die besondere Verschwiegenheitspflicht gilt nur für die in einer Meldung enthaltenen Informationen. Führt eine Meldung zur Einleitung eines Verfahrens, unterliegen die übrigen in diesem Zusammenhang erhobenen Informationen nicht der besonderen Verschwiegenheitspflicht.

Anonymität und Schutz des Whistleblowers

Die Meldung kann anonym oder nicht-anonym erfolgen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass aus den Angaben in der Meldung Rückschlüsse auf die Identität des Whistleblowers gezogen werden können, auch wenn die Meldung anonym erfolgt. Wird gegen die Person, über die eine Meldung eingereicht wird, ein Gerichtsverfahren eingeleitet, kann der Whistleblower im Gerichtsverfahren als Zeuge geladen werden, wobei die Anonymität verloren geht.

Eine Meldung kann derartiger Natur sein, dass es möglicherweise schwierig ist, die betreffende Angelegenheit gründlich zu untersuchen, ohne dass sich der Whistleblower dazu entschließt, sich zu äußern und damit auf sein Recht auf Anonymität zu verzichten. Dies erfolgt auf eigene Entscheidung des Whistleblowers.

Das Whistleblower-System schützt den Whistleblower vor jeglicher Form von Repressalien oder Androhungen von oder versuchten Repressalien, die infolge einer Meldung durch den Whistleblower auftreten. Unter Repressalien ist jede Form der nachteiligen Behandlung oder nachteiligen Konsequenz zu verstehen, die als Reaktion auf eine Meldung erfolgt. Hierbei kann es sich beispielsweise um Suspendierung, Entlassung, Degradierung oder Nichtbeförderung, Aufgabenübertragung, Versetzung, Gehaltskürzung, Disziplinarmaßnahmen, Nötigung, Einschüchterung, Belästigung, Diskriminierung usw. handeln.

Wenn die Repressalien von Mitarbeitern eines Unternehmens der JPS Marselis-Gruppe veranlasst werden, kann dies arbeitsrechtliche und/oder disziplinarische Konsequenzen für die betroffene Person haben.

Die Erwähnung einer Person in einer Meldung kann erhebliche Konsequenzen haben; daher muss der Whistleblower die Meldung in Treu und Glauben und nach bestem Wissen und Gewissen einreichen. Eine vorsätzlich falsche Meldung eines Whistleblowers, beispielsweise aus Gründen der Belästigung, kann für den Whistleblower zivil-, straf-, arbeitsrechtliche und/oder disziplinarische Konsequenzen haben.

Laufende Kommunikation

Wenn der Whistleblower über ein Webformular eine Meldung einreicht, generiert das System automatisch eine Empfangsbestätigung der Meldung, die auf dem Bildschirm angezeigt wird und von dort ausgedruckt werden kann.

Für die Kommunikation mit dem Whistleblower ist die Rechtsabteilung des Konzerns zuständig. Die Kommunikation mit dem Whistleblower kann nur erfolgen, wenn die Meldung nicht-anonym eingereicht wird. Die Kommunikation erfolgt grundsätzlich in der Gruppensprache Englisch. Die Kommunikation erfolgt nach Ermessen der Rechtsabteilung des Konzerns per E-Mail, telefonisch oder im Rahmen eines persönlichen Gesprächs.

So bald wie möglich, in der Regel jedoch spätestens 3 Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung, erhält der Whistleblower von der Rechtsabteilung des Konzerns eine Rückmeldung, in der die Rechtsabteilung des Konzerns den Whistleblower – soweit möglich – über die getroffene(n) oder vorgesehene(n) Maßnahmen informiert und warum die jeweilige(n) Maßnahme(n) gewählt wurde. Möglicherweise gibt es Informationen, die dem Whistleblower, beispielsweise aufgrund der gesetzlichen Schweigepflicht, Datenschutzvorschriften usw., nicht mitgeteilt werden dürfen.

Sollte es aufgrund der Umstände des Einzelfalls nicht möglich sein, vor Ablauf der Dreimonatsfrist eine abschließende Rückmeldung zu geben, wird dies dem Whistleblower unter Angabe, wann mit einer weiteren Rückmeldung zu rechnen ist, mitgeteilt.

Vertraulichkeit

Das Whistleblower-system ist so gestaltet und wird so verwaltet, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und der Personen, die in einer Meldung genannt werden könnten, gewährleistet ist.

Das zur Unterstützung des Melde-Webformulars verwendete System protokolliert keine IP-Adressen. Für alle Informationen zu einer Meldung wurden Zugriffsbeschränkungen festgelegt.

Registrierung von Meldungen und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsabteilung des Konzerns registriert und speichert eingegangene Meldungen sowie andere Informationen und Materialien, die im Rahmen der Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts gesammelt wurden.

Meldungen werden so lange wie nötig und im Verhältnis zu der jeweiligen Meldung und ggf. anderen Meldungen über dieselbe Angelegenheit aufbewahrt.

In der Datenschutzerklärung für das Whistleblower-System wird ausführlicher dargelegt, wie die JPS Marselis-Gruppe personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen im Rahmen des Whistleblower-Systems verarbeitet.

Welche Informationen erhält die Person, die gemeldet wird, über die Meldung?

Wenn die Rechtsabteilung des Konzerns eine Meldung untersucht hat und alle relevanten Beweise sichergestellt wurden, benachrichtigt die Rechtsabteilung die gemeldete Person über die Meldung, vgl. § 22 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes. Sofern die Meldung im Rahmen der Untersuchung nicht widerlegt wurde, wird die gemeldete Person außerdem über Folgendes informiert:

Das Verhalten, das die Person mutmaßlich an den Tag gelegt hat;
wer an der Untersuchung der Meldung beteiligt ist;
ihren eventuellen Zugriff auf die in der Meldung enthaltenen Informationen und ihr Recht, diese zu kommentieren; und
dass die Meldung an die Polizei und andere öffentliche Behörden weitergeleitet werden kann.

In einer Meldung genannte Dritte werden ebenfalls informiert.

Wenn eine Meldung offensichtlich unbegründet ist, nicht in den Anwendungsbereich des Whistleblower-Systems fällt oder aus anderen Gründen nicht bearbeitet werden kann und daher von der Rechtsabteilung des Konzerns abgelehnt wird, wird die Rechtsabteilung des Konzerns die Person, über die eine Meldung eingereicht wurde, innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch einen Monat nach Feststellung davon, darüber informieren, dass die Meldung eingegangen ist und abgelehnt wurde.

Sofern sich aus der Gesetzgebung nicht ausdrücklich etwas anderes ergibt, erfolgt die Offenlegung der Identität des Whistleblowers gegenüber der gemeldeten Person nur dann, wenn der Whistleblower eine wissentlich falsche Meldung abgegeben hat.

Einreichung von Meldungen über externe Whistleblower-Systeme

Alternativ zur Meldung im Rahmen des Whistleblower-Systems der JPS Marselis-Gruppe besteht die Möglichkeit, Meldungen im Rahmen der von den Behörden zur Verfügung gestellten externen Whistleblower-Systeme zu melden. Bei der Meldung von Angelegenheiten in einem der dänischen Unternehmen der JPS Marselis-Gruppe stellen die dänischen Behörden Informationen über die dänischen externen Whistleblower-Systeme unter www.whistleblower.dk zur Verfügung.

Die JPS Marselis-Gruppe empfiehlt die Nutzung des internen Whistleblower-Systems der Gruppe in Fällen, in denen davon ausgegangen wird, dass die Angelegenheit von der JPS Marselis-Gruppe bearbeitet werden kann.

Aktualisiert Dezember 2023