Whistleblower-Richtlinie für die JPS Marselis-Group

Hintergrund und Zweck

Die JPS Marselis Group hat ein internes, gruppenweites Whistleblower-Programm gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie und der nationalen Whistleblower-Gesetzgebung, die für die einzelnen Unternehmen der Gruppe gilt, eingerichtet. Das Whistleblower-Programm wird von JPS Marselis ApS betrieben, die die Rechtsabteilung der Gruppe als interne Whistleblower-Einheit ernannt hat.

Das Whistleblower-Programm gilt für alle Unternehmen der JPS Marselis Group, unabhängig davon, ob die Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, ein Whistleblower-Programm einzurichten oder nicht.

Das Whistleblower-Programm der JPS Marselis Group ermöglicht es Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Interessengruppen, die mit den Unternehmen der JPS Marselis Group in Verbindung stehen, in gutem Glauben und ohne Repressalien befürchten zu müssen, Verdachtsfälle oder konkrete Kenntnisse über Verstöße gegen das EU-Recht, schwere Straftaten oder andere schwerwiegende Angelegenheiten bei der JPS Marselis Group zu melden.

Die JPS Marselis Group hat eine offene und dialogorientierte Unternehmenskultur, in der jeder offen über festgestellte Unregelmäßigkeiten, inakzeptables Verhalten oder den Verdacht auf illegale Handlungen sprechen kann. Das Whistleblower-Programm ist daher als Ergänzung zu einem Gespräch mit der Geschäftsführung oder der Nutzung anderer Kommunikationskanäle zu verstehen, um auf Angelegenheiten aufmerksam zu machen, auf die Sie hinweisen möchten.

Diese Richtlinie legt fest, wann Sie im Rahmen des Whistleblower-Programms Meldung erstatten können, worüber Sie Meldung erstatten können, wie eine Meldung gehandhabt wird, welche Rechte der Whistleblower hat und worum es in der Meldung geht usw.

Wer kann Informationen melden

Das Whistleblower-Programm kann von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern eines Unternehmens der JPS Marselis Group genutzt werden. Es kann auch von Kunden, Lieferanten, Partnern und anderen Interessengruppen genutzt werden, die mit einem Unternehmen der JPS Marselis Group verbunden sind.

Wen Sie melden können

Im Rahmen des Whistleblower-Programms können Sie Angelegenheiten melden, die Mitarbeiter oder andere Personen betreffen, die mit einem Unternehmen der JPS Marselis Group in Verbindung stehen, wie z. B. Vorstandsmitglieder, Aktionäre, Berater, Lieferanten oder externe Partner.

Sie können auch Angelegenheiten melden, selbst wenn die Angelegenheit selbst nicht einer einzelnen Person zugeordnet werden kann, sondern z. B. auf ein zugrunde liegendes Systemversagen bei der JPS Marselis Group zurückzuführen ist.

Angelegenheiten, die Sie melden können

Sie können Verstöße gegen EU-Recht, schwere Straftaten und andere schwerwiegende Angelegenheiten melden.

Ihre Meldung muss auf einem begründeten Verdacht oder einer tatsächlichen Kenntnis von tatsächlichen oder potenziellen Regelverstößen in (zum Beispiel) den folgenden Bereichen beruhen:

• Verstöße gegen Vorschriften in Bezug auf Produktsicherheit und -konformität, Transportsicherheit und Verbraucherschutz.
• Straftaten wie Missbrauch von Finanzmitteln, Diebstahl, Betrug, Veruntreuung, Bestechung und Urkundenfälschung.
• Schwere oder wiederholte Verstöße gegen Rechtsvorschriften, z. B. in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz oder Umweltvorschriften.
• Schwere oder wiederholte Verstöße gegen wichtige interne Richtlinien, z. B. Richtlinien für Geschäftsreisen, Geschenke und Buchhaltung.
• Schwere Konflikte, die Einzelpersonen am Arbeitsplatz betreffen, z. B. bedrohliches Verhalten, körperliche Gewalt, sexuelle Belästigung oder andere schwere Belästigungen.

Die obige Liste ist nicht vollständig. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Vorfall gemeldet werden sollte oder nicht, empfehlen wir Ihnen, ihn zu melden.

Das Whistleblower-Programm kann nicht dazu verwendet werden, um Bagatellfälle oder Informationen über (z. B.) Verstöße gegen interne Richtlinien in Bezug auf Krankschreibungen, Rauchen oder Alkohol zu melden. Wenn Regelverstöße systematisch auftreten, kann es jedoch notwendig werden, diese oder andere weniger schwerwiegende Angelegenheiten im Rahmen des Whistleblower-Programms zu melden.

Andere Angelegenheiten wie Mobbing – mit Ausnahme von kriminellem Verhalten (z. B. Verleumdung, üble Nachrede usw.) – Unzufriedenheit mit dem Gehalt oder gewöhnliche Probleme bei der Zusammenarbeit sind nicht über das Whistleblower-System zu melden, sondern müssen über die normalen Kommunikationskanäle in der JPS Marselis Group gemeldet werden; z. B. an die Geschäftsführung, die Personalabteilung, die Gesundheits- und Sicherheitsorganisation oder den Gewerkschaftsvertreter.

Sie können jedoch schwere Belästigung, sexuelle Belästigung und schwerwiegende Probleme bei der Zusammenarbeit melden.

Wie man einen Vorfall meldet

Für die Meldung muss das gruppenweite Online-Formular unter jpsmarselis.dk/whistleblower verwendet werden. Alle Websites der Unternehmen der Gruppe enthalten einen Link zum gruppenweiten Online-Formular. Für Meldungen, die Hornbaek Baltic AS betreffen, können jedoch auch das spezifische Online-Formular von Hornbaek Baltic AS auf der Website von Hornbaek Baltic AS verwendet werden. Wenn Sie einen Bericht über Hornbaek Baltic AS über das spezifische Online-Formular von Hornbaek Baltic AS auf der Website von Hornbaek Baltic AS einreichen, leitet Hornbaek Baltic AS den Bericht an die interne Whistleblower-Abteilung der JPS Marselis Group weiter, die ihn gemäß dieser Richtlinie zentral bearbeitet.

Der Bericht kann anonym oder nicht anonym eingereicht werden. Damit wir einen gemeldeten Sachverhalt so genau wie möglich untersuchen können, bitten wir Sie, eine möglichst detaillierte Beschreibung des Sachverhalts zu geben.

Vorgehensweise bei Eingang einer Meldung

Wenn der Hinweisgeber seinen Bericht über ein Online-Formular einreicht, generiert das System automatisch eine Empfangsbestätigung, die elektronisch angezeigt und auch ausgedruckt werden kann.

Alle Meldungen werden von der internen Whistleblower-Abteilung der Gruppe bearbeitet und untersucht. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung bewertet die interne Whistleblower-Abteilung der Gruppe, ob die Angelegenheit in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms fällt oder nicht.

Fällt die Angelegenheit in den Geltungsbereich, leitet die interne Whistleblower-Abteilung der Gruppe die erforderlichen Untersuchungen ein und gibt diesbezüglich geeignete Empfehlungen ab. Weitere Einzelheiten finden Sie weiter unten.

Fällt die Angelegenheit nicht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms, wird sie abgewiesen.

Hat der Whistleblower eine Kontaktmöglichkeit angegeben, wird er innerhalb von drei Tagen nach der Entscheidung über die Angelegenheit über die Entscheidung informiert. Wird der Bericht abgewiesen, erhält der Whistleblower gegebenenfalls zusätzlich eine Anleitung, an wen er sich stattdessen innerhalb der JPS Marselis Group wenden kann, um die betreffende Angelegenheit zu besprechen.

Untersuchung einer Angelegenheit

Wenn die interne Whistleblower-Stelle der Gruppe einen Bericht erhält, der in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms fällt, wird sie die Angelegenheit untersuchen und gegebenenfalls zusätzliche Informationen über die Angelegenheit intern in dem/den betreffenden Unternehmen der Gruppe sammeln.

Auf dieser Grundlage erstellt die interne Whistleblower-Stelle der Gruppe einen Bericht, in dem Empfehlungen an die Geschäftsführung von JPS Marselis ApS formuliert werden.

Die interne Whistleblower-Stelle der Gruppe darf die Identität des Whistleblowers nur dann in ihrer Untersuchung und in ihrem Bericht offenlegen, wenn der Whistleblower seine Zustimmung dazu erteilt. Auf Ersuchen der Staatsanwaltschaft, der Verwaltungsbehörden oder auf der Grundlage einer gerichtlichen Entscheidung und ohne die Zustimmung des Whistleblowers darf die interne Whistleblower-Stelle der Gruppe jedoch Informationen über die Identität des Whistleblowers an die zuständigen Behörden weitergeben. Sofern die Behörden die Whistleblower-Abteilung der Gruppe nicht darüber informiert haben, dass die Unterrichtung des Whistleblowers die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden würde, informiert die interne Whistleblower-Abteilung den Whistleblower im Voraus über die Offenlegung. Die Identität eines Whistleblowers, der in böswilliger Absicht eine Falschmeldung abgibt, wird nicht geschützt. Andere Informationen in dem Bericht, die die Identität des Hinweisgebers nicht preisgeben, dürfen nur im Rahmen der Nachverfolgung nach dem Bericht oder zur Verfolgung einer in dem Bericht genannten Straftat offengelegt werden.

Auf der Grundlage des Berichts der Whistleblower-Einheit und der Empfehlungen entscheidet die Geschäftsführung von JPS Marselis ApS – gegebenenfalls zusammen mit der Geschäftsführung des/der Konzernunternehmen(s), auf das/die sich der Bericht bezieht – über die zu ergreifenden Maßnahmen und Handlungen, ob interne Untersuchungen eingeleitet, den Behörden gemeldet oder die arbeits- oder vertragsrechtlichen Maßnahmen ergriffen werden sollen.

Verschwiegenheitspflicht

Die interne Whistleblower-Stelle des Konzerns und die Personen, die in die Untersuchungen und die Bearbeitung der Meldung eingebunden sind, unterliegen einer besonderen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht über die in der Meldung enthaltenen Informationen.

Diese besondere Verschwiegenheitspflicht gilt ausschließlich für die in der Meldung enthaltenen Informationen. Sollte aufgrund einer Meldung ein Verfahren gegen die gemeldete(n) Person(en) eröffnet werden müssen, fallen andere in diesem Zusammenhang erhobene Informationen nicht unter die besondere Verschwiegenheitspflicht.

Anonymität und Schutz des Hinweisgebers

Die Meldung kann anonym oder nicht anonym erfolgen. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Identität des Hinweisgebers aus den Informationen in der Meldung abgeleitet werden kann, selbst wenn die Meldung anonym erfolgt. Wenn ein Gerichtsverfahren gegen die gemeldete Person eingeleitet wird, kann der Hinweisgeber als Zeuge in dem Fall aufgerufen werden, wodurch die Anonymität aufgehoben wird.

Es kann schwierig sein, Meldungen über bestimmte Angelegenheiten eingehend zu untersuchen, ohne dass der Hinweisgeber seine Identität preisgibt und auf sein Recht auf Anonymität verzichtet. Ob dies geschieht, entscheidet der Hinweisgeber selbst.

Das Hinweisgebersystem schützt den Hinweisgeber vor jeglicher Form von Repressalien, Drohungen oder Repressalienversuchen, die sich aus der Meldung des Hinweisgebers ergeben. Unter Repressalien sind alle Formen von Benachteiligungen oder Vergeltungsmaßnahmen zu verstehen, die als Reaktion auf eine Meldung erfolgen, z. B. Suspendierung, Entlassung, Herabstufung oder Nichtbeförderung, Übertragung von Aufgaben, Versetzung, Gehaltskürzungen, Disziplinarmaßnahmen, Nötigung, Einschüchterung, Belästigung und Diskriminierung.

Jede Vergeltungsmaßnahme eines Mitarbeiters eines Unternehmens der JPS Marselis Group kann arbeitsrechtliche Folgen für die betreffende Person haben und/oder zu Disziplinarmaßnahmen führen.

Der Inhalt des Berichts des Whistleblowers muss in gutem Glauben erfolgen, da die Nennung in einem Bericht erhebliche Auswirkungen haben kann. Gegen den Whistleblower können zivil-, straf- oder arbeitsrechtliche Verfahren eingeleitet und/oder Disziplinarmaßnahmen gegen ihn verhängt werden, wenn nachgewiesen wird, dass der Bericht des Whistleblowers wissentlich irreführend war, z. B. im Falle von Belästigung.

Fortlaufende Kommunikation

Die gruppeninterne Whistleblower-Stelle übernimmt die Kommunikation mit dem Whistleblower. Eine Kommunikation ist nur möglich, wenn der Whistleblower seine Kontaktdaten angegeben hat. Die gruppeninterne Whistleblower-Stelle entscheidet, ob die weitere Kommunikation per E-Mail oder Telefon erfolgt. Auf Wunsch des Whistleblowers muss innerhalb einer angemessenen Frist nach Eingang des Berichts bei der gruppeninternen Whistleblower-Stelle ein persönliches Treffen mit der gruppeninternen Whistleblower-Stelle vereinbart werden.

Der Hinweisgeber kann so schnell wie möglich eine Rückmeldung von der internen Whistleblower-Einheit der Gruppe erwarten, in der Regel spätestens zwei Monate nach dem Tag, an dem die interne Whistleblower-Einheit entscheidet, dass der Bericht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms fällt. Die Rückmeldung sollte nach Möglichkeit Informationen über bereits ergriffene oder geplante Maßnahmen sowie eine Erklärung enthalten, warum diese spezifischen Maßnahmen ausgewählt wurden. Es kann sein, dass bestimmte Informationen nicht an den Hinweisgeber weitergegeben werden können, z. B. aufgrund einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht oder der DSGVO.

Wenn es aufgrund der Umstände der Angelegenheit nicht möglich ist, innerhalb der zweimonatigen Frist eine abschließende Rückmeldung zu geben, wird der Hinweisgeber darüber informiert und auch darüber, wann mit einer weiteren Rückmeldung zu rechnen ist.

Vertraulichkeit

Das Whistleblower-Programm wurde so konzipiert und wird so verwaltet, dass die Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers und der Personen, die in einem Bericht genannt werden könnten, gewährleistet ist.

Das System, das zur Unterstützung der Online-Formulare für Berichte verwendet wird, protokolliert keine IP-Adressen. Der Zugriff auf Informationen im Zusammenhang mit Berichten ist eingeschränkt.

Registrierung von Berichten und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die interne Whistleblower-Abteilung der Gruppe registriert und speichert die eingegangenen Meldungen sowie andere Informationen und Materialien, die im Rahmen der Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts gesammelt wurden.

Die Richtlinie zu personenbezogenen Daten – Whistleblower-Programm beschreibt detaillierter, wie die Unternehmen der JPS Marselis Group personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Informationen verarbeiten, die im Rahmen des Whistleblower-Programms offengelegt werden.

Was wird der/den in der Meldung genannten Person(en) mitgeteilt?

Sobald die interne Whistleblower-Einheit der Gruppe einen Bericht untersucht hat und alle relevanten Beweise gesichert wurden, benachrichtigt die interne Whistleblower-Einheit der Gruppe die Person, die in dem Bericht gemeldet wurde. Wenn die Untersuchung den Bericht nicht widerlegt hat, erhält die gemeldete Person auch die folgenden Informationen:

1. Das Verhalten, dessen sie verdächtigt wird;
2. Wer an der Untersuchung des Berichts beteiligt ist;
3. ob die Person möglicherweise Zugang zu den Informationen in dem Bericht hat und das Recht hat, sich dazu zu äußern, und
4. dass der Bericht an die Polizei und andere Behörden weitergeleitet werden kann.

Alle in dem Bericht genannten Dritten werden ebenfalls benachrichtigt.

Wenn offensichtlich ist, dass eine Meldung unbegründet ist, nicht in den Geltungsbereich des Whistleblower-Programms fällt oder aus anderen Gründen nicht bearbeitet werden kann und daher von der internen Whistleblower-Stelle der Gruppe abgewiesen wird, informiert die interne Whistleblower-Stelle der Gruppe die gemeldete Person innerhalb eines angemessenen Zeitraums, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, über den Eingang und die Abweisung der Meldung.

Sofern gesetzlich nicht ausdrücklich anders festgelegt, wird die Identität des Hinweisgebers nur dann gegenüber der gemeldeten Person offengelegt, wenn der Hinweisgeber wissentlich eine Falschmeldung gemacht hat.

Meldungen an externe Hinweisgebersysteme

Als Alternative zur Meldung im Rahmen des Hinweisgebersystems der JPS Marselis Group ist es möglich, eine Meldung im Rahmen externer Hinweisgebersysteme der Behörden zu machen.

Für Meldungen über die dänischen Unternehmen der JPS Marselis Group stellen die dänischen Behörden Informationen über die in Dänemark verfügbaren externen Whistleblower-Systeme unter www.whistleblower.dk bereit.

Für Meldungen über die Dennerle Plants GmbH und die Carmen Damer GmbH stellen die deutschen Behörden Informationen über die in Deutschland verfügbaren externen Whistleblower-Systeme unter bundesjustizamt.de und bkms-system.net bereit.

Für Meldungen über Hornbaek Baltic AS stellen die lettischen Behörden Informationen über die in Lettland verfügbaren externen Whistleblower-Systeme unter trauksmescelejs.lv zur Verfügung.

Die JPS Marselis Group empfiehlt Ihnen, das interne Whistleblower-System der Gruppe zu nutzen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Angelegenheit von der JPS Marselis Group bearbeitet werden kann.

Aktualisiert im März 2025