Whistleblowerpolitik for JPS Marselis-koncernen

Baggrund og formål

JPS Marselis-koncernen har etableret en intern, koncernfælles whistleblowerordning i overensstemmelse med EU’s whistleblowerdirektiv og national whistleblowerlovgivning gældende for de enkelte koncernselskaber. Whistleblowerordningen administreres af JPS Marselis ApS, som har udpeget Koncernjura som intern whistleblowerenhed.

Whistleblowerordningen gælder for alle selskaber i JPS Marselis-koncernen, uanset om selskaberne er forpligtet af lovgivningen til at etablere en whistleblowerordning eller ej.

Under JPS Marselis-koncernens whistleblowerordning kan medarbejdere, kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre interessenter med tilknytning til selskaberne i JPS Marselis-koncernen i god tro og uden risiko for repressalier indberette mistanke eller konkret viden om overtrædelse af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold i JPS Marselis-koncernen.

JPS Marselis-koncernen har en åben og dialogbaseret virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man oplever uregelmæssigheder, uacceptabel adfærd eller har mistanke om, at der foregår noget ulovligt. Whistleblowerordningen skal derfor ses som et supplement til at gå til ledelsen eller benytte andre kommunikationskanaler i koncernselskaberne om forhold, man ønsker at gøre opmærksom på.

Denne whistleblowerpolitik beskriver nærmere, hvornår man kan indberette via whistleblowerordningen, hvad man kan indberette om, hvordan en indberetning håndteres, rettigheder for whistlebloweren og den, der indberettes om m.m.

Hvem kan foretage en indberetning

Whistleblowerordningen kan benyttes, hvis man er ansat eller tidligere ansat i et selskab i JPS Marselis-koncernen. Derudover kan whistleblowerordningen benyttes af kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre interessenter med tilknytning til et selskab i JPS Marselis-koncernen.

Hvem kan der indberettes om

Under whistleblowerordningen kan der indberettes om forhold begået af medarbejdere eller andre personer med tilknytning til et selskab i JPS Marselis-koncernen såsom bestyrelsesmedlemmer, kapitalejere, konsulenter, leverandører, eksterne samarbejdspartnere mv.

Der kan også indberettes om forhold, selvom forholdet ikke kan henføres til en enkelt person, men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i JPS Marselis-koncernen.

Hvilke forhold kan der indberettes om

Der kan indberettes om overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser samt øvrige alvorlige forhold.

En indberetning skal vedrøre en rimelig mistanke om eller egentligt kendskab til faktiske eller potentielle overtrædelser inden for eksempelvis følgende områder:

• Overtrædelser vedrørende reglerne om produktsikkerhed og – overensstemmelse, transportsikkerhed samt forbrugerbeskyttelse
• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, dokumentfalsk mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. ift. arbejdssikkerhed eller miljøregler
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller anden grov chikane

Ovenstående er alene en liste med eksempler. Ved tvivl om hvorvidt et forhold skal indberettes eller ej, opfordrer vi til, at det indberettes.

Whistleblowerordningen kan ikke anvendes til indberetning af forhold af bagatelagtig karakter eller oplysninger om f.eks. overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning og alkohol. Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold kan være forhold, der kan indberettes under whistleblowerordningen.

Forhold som mobning – bortset fra kriminel adfærd (f.eks. injurier, bagvaskelse etc.) – utilfredshed med løn eller almindelige samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes under whistleblowerordningen men skal i stedet indberettes gennem de sædvanlige kommunikationskanaler i JPS Marselis-koncernen som f.eks. ledelsen, HR, arbejdsmiljøorganisationen eller tillidsmandssystemet.

Dog kan der indberettes om grov chikane, seksuel chikane og alvorlige samarbejdsvanskeligheder.

Hvordan foretages indberetning

Indberetning kan kun ske elektronisk via den koncernfælles webformular på jpsmarselis.dk/whistleblower. På alle koncernselskabers hjemmesider findes link til den koncernfælles webformular. For indberetninger, der vedrører Hornbaek Baltic AS, kan indberetninger imidlertid også foretages via den specifikke Hornbaek Baltic AS webformular på Hornbaek Baltic AS’ hjemmeside. Hvis der sker indberetning vedrørende Hornbaek Baltic AS via den specifikke webformular på Hornbaek Baltic AS’ hjemmeside, vil Hornbaek Baltic AS videresende indberetningen til JPS Marselis-koncernens interne whistleblowerenhed til central håndtering i overensstemmelse med denne whistleblowerpolitik.

Indberetning kan foretages anonymt eller ikke-anonymt. Af hensyn til vores mulighed for at undersøge forholdet nærmere opfordrer vi til, at forholdet beskrives så detaljeret som muligt.

Procedure ved modtagelse af en indberetning

Når whistlebloweren indberetter via webformular, genererer systemet automatisk en kvittering for modtagelse, som vises på skærmen og kan printes derfra.

Alle indberetninger modtages og undersøges af koncernens interne whistleblowerenhed. Inden 7 dage fra indberetning træffer koncernens interne whistleblowerenhed beslutning om, hvorvidt indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller ej.

Hvis en indberetning falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil koncernens interne whistleblowerenhed iværksætte de nødvendige undersøgelser og anbefale de relevante tiltag i denne forbindelse, jf. nærmere neden for.

Falder indberetningen uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetningen blive afvist.

Hvis whistlebloweren har givet kontaktoplysninger, vil whistlebloweren blive orienteret om beslutningen inden for 3 dage. Hvis indberetningen falder uden for whistleblowerens anvendelsesområde, og hvis relevant, modtager whistlebloweren samtidig vejledning om, hvor whistlebloweren i stedet kan henvende sig internt i JPS Marselis-koncernen med det pågældende forhold.

Undersøgelse af en indberetning

Når koncernens interne whistleblowerenhed har modtaget en indberetning, der falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, undersøger enheden indberetningen og indhenter ved behov yderligere oplysninger om forholdet internt i det/de relevante koncernselskaber.

På den baggrund udarbejder enheden en redegørelse med eventuelle anbefalinger til direktionen i JPS Marselis ApS.

Den interne whistleblowerenhed må i sin undersøgelse og redegørelse kun videregive oplysninger om whistleblowerens identitet, hvis whistlebloweren giver sit samtykke dertil. Uden whistleblowerens samtykke må den interne whistleblowerenhed dog efter anmodning fra anklagemyndigheden, administrative myndigheder eller på grundlag af en domstolsafgørelse videregive oplysninger om whistleblowerens identitet til de relevante myndigheder. Medmindre de relevante myndigheder har oplyst den interne whistleblowerenhed om, at det vil bringe relevante undersøgelser, efterforskninger eller retssager i fare at informere whistlebloweren, skal den interne whistleblowerenhed informere whistlebloweren forud for videregivelsen. Identiteten på en whistleblower, der afgiver en falsk indberetning i ond tro, vil ikke blive beskyttet. Andre oplysninger fra indberetningen, som ikke afslører whistleblowerens identitet, videregives kun som led i opfølgning på indberetningen, eller for at imødegå en overtrædelse, som er nævnt i indberetningen.

På baggrund af den interne whistleblowerenheds redegørelse og anbefalinger træffer direktionen i JPS Marselis ApS – hvis relevant sammen med direktionen i det/de koncernselskaber, indberetningen vedrører – beslutning om de relevante tiltag og reaktioner, hvad enten der er tale om iværksættelse af interne undersøgelser, anmeldelse til myndigheder eller øvrige reaktioner af ansættelsesretlig eller kontraktretlig karakter.

Tavshedspligt

Den interne whistleblowerenhed og de personer, der bliver inddraget i undersøgelserne og behandlingen af en indberetning, er underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til oplysningerne i en indberetning.

Den særlige tavshedspligt gælder alene oplysninger, der er indeholdt i en indberetning. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af den særlige tavshedspligt.

Anonymitet og beskyttelse af whistlebloweren

Indberetning kan foretages anonymt eller ikke-anonymt. Det kan ikke udelukkes, at whistleblowerens identitet kan udledes af oplysningerne i indberetningen, selvom indberetningen foretages anonymt. Indledes der en retssag mod den, der indberettes om, kan whistlebloweren blive indkaldt som vidne i retssagen, hvorved anonymitet fortabes.

En indberetning kan have en sådan karakter, at det kan være vanskeligt at undersøge et forhold til bunds, uden at whistlebloweren vælger at stå frem og dermed afstå sin ret til at være anonym. Det er whistleblowerens egen beslutning, om det skal ske.

Whistleblowerordningen beskytter whistlebloweren mod enhver form for repressalier eller trusler om eller forsøg på repressalier, der sker som følge af, at whistlebloweren har foretaget en indberetning. Repressalier skal forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge, der sker som reaktion på en indberetning. Det kan f.eks. være suspension, afskedigelse, degradering eller undladt forfremmelse, overførsel af opgaver, forflytning, lønnedgang, disciplinære foranstaltninger, tvang, intimidering, chikane, diskrimination mv.

Udøves repressalierne af ansatte i et selskab i JPS Marselis-koncernen, kan det få ansættelsesretlige og/eller disciplinære konsekvenser for vedkommende.

Det kan have betydelige konsekvenser at være nævnt i en indberetning, og derfor skal whistlebloweren være i god tro om indholdet af en indberetning. En bevidst falsk indberetning fra en whistleblower, f.eks. af chikanemæssige årsager, kan få civilretlige, strafferetlige, ansættelsesretlige og/eller disciplinære konsekvenser for whistlebloweren.

Løbende kommunikation

Den interne whistleblowerenhed varetager kommunikationen med whistlebloweren. Kommunikation er kun mulig, hvis whistlebloweren har givet kontaktoplysninger. Løbende kommunikation vil ske pr. mail eller telefon efter enhedens valg. På anmodning fra whistlebloweren skal der arrangeres et personligt møde med koncernens interne whistleblowerenhed inden for rimelig tid efter, at den interne whistleblowerenhed har modtaget indberetningen.

Hurtigst muligt og som udgangspunkt senest 2 måneder efter, enheden har truffet beslutning om, at indberetningen falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, modtager whistlebloweren feedback fra den interne whistleblowerenhed, hvori enheden – så vidt det er muligt – informerer whistlebloweren om, hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor det konkrete tiltag er valgt. Der kan være oplysninger, som ikke må deles med whistlebloweren f.eks. på grund af lovbestemt tavshedspligt, databeskyttelseslovgivning mv.

Hvis det på grund af sagens omstændigheder ikke er muligt at give endelig feedback inden udløbet af fristen på 2 måneder, informeres whistlebloweren herom sammen med oplysning om, hvornår yderligere feedback kan forventes.

Fortrolighed

Whistleblowerordningen er udformet og håndteres på en sådan måde, at der sikres fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og de personer, som måtte være nævnt i en indberetning.

Det system, der bruges til at understøtte webformularerne til indberetninger, logger ikke IP-adresser. Der er etableret adgangsbegrænsning til al information, der vedrører en indberetning.

Registrering af indberetninger og behandling af personoplysninger

Den interne whistleblowerenhed registrerer og opbevarer modtagne indberetninger og øvrige oplysninger og materiale indsamlet som led i undersøgelsen af det forhold, der er indberettet om.

I Privatlivspolitik for whistleblowerordningen beskrives nærmere, hvordan JPS Marselis-koncernens selskaber behandler personoplysninger i forbindelse med indberetninger under whistleblowerordningen.

Hvad får den, der indberettes om, at vide om indberetningen

Når den interne whistleblowerenhed har undersøgt en indberetning, og alle relevante beviser er sikret, underretter enheden den, der indberettes om, om indberetningen. Såfremt undersøgelsen ikke har afkræftet indberetningen, vil den, der indberettes om, desuden få oplyst følgende:

1. Den adfærd han/hun mistænkes for at have udvist;
2. Hvem der deltager i undersøgelsen af indberetningen;
3. Hans/hendes eventuelle adgang til oplysningerne i indberetningen og ret til at kommentere derpå; og
4. At indberetningen kan videregives til politiet og andre offentlige myndigheder

Enhver tredjemand nævnt i en indberetning vil tillige blive orienteret.

Såfremt en indberetning er åbenbar grundløs, ikke falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller af andre grunde ikke kan behandles og derfor afvises af den interne whistleblowerenhed, vil enheden inden for en rimelig frist, men senest inden for en måned efter konstateringen heraf, orientere den, der indberettes om, at indberetning er modtaget og afvist.

Medmindre andet følger udtrykkeligt af lovgivningen, vil whistleblowerens identitet kun blive oplyst til den, der indberettes om, såfremt whistlebloweren har indgivet en bevidst falsk indberetning.

Indberetning til eksterne whistleblowerordninger

Som alternativ til indberetning under JPS Marselis-koncernens whistleblowerordning er det muligt at foretage indberetning under de eksterne whistleblowerordninger, som myndighederne stiller til rådighed.

Ved indberetning om forhold i et af JPS Marselis-koncernens danske selskaber stiller de danske myndigheder information til rådighed om de danske eksterne whistleblowerordninger på www.whistleblower.dk.

Ved indberetning om forhold i Dennerle Plants GmbH and Carmen Damer GmbH stiller de tyske myndigheder information til rådighed om de tyske eksterne whistleblowerordninger på www.bundesjustizamt.de og www.bkms-system.net.

Ved indberetning om forhold i Hornbaek Baltic AS stiller de lettiske myndigheder information til rådighed om de lettiske eksterne whistleblowerordninger på www.trauksmescelejs.lv.

JPS Marselis-koncernen opfordrer til anvende koncernens interne whistleblowerordning i de tilfælde, hvor det vurderes, at forholdet kan håndteres af JPS Marselis-koncernen.

Opdateret marts 2025