Privatlivspolitik – whistleblowerordning

I JPS Marselis-koncernen har vi etableret en intern, koncernfælles whistleblowerordning, som varetages af JPS Marselis ApS. Vi behandler dine personoplysninger under whistleblowerordningen, hvis du selv foretager en indberetning, eller hvis du bliver genstand for eller i øvrigt nævnes i en indberetning, som en anden har foretaget.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling af personoplysninger i forbindelse med vores whistleblowerordning. Du kan læse mere om vores whistleblowerordning i vores whistleblowerpolitik.

Dataansvar og kontaktoplysninger

JPS Marselis ApS er dataansvarlig for behandling af personoplysninger under whistleblowerordningen. JPS Marselis ApS’ juridiske oplysninger er følgende:

JPS Marselis ApS
Thyrasgade 4
8260 Viby J
CVR-nr. 38 11 01 36

E-mail: pna@jpsmarselis.dk

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger under whistleblowerordningen, er du altid velkommen til at kontakte Koncernjura på tlf.: +45 60 65 84 98 eller sim@jpsclemens.dk.

Vores behandling af personoplysninger

Kategorier af personoplysninger

De personoplysninger, vi behandler om dig, kan omfatte:

Personoplysninger om personer, der indberettes om

De indberetninger, vi modtager via whistleblowerordningen, kan omfatte både medarbejdere i JPS Marselis-koncernen og andre personer med tilknytning til koncernen. Når vi modtager indberetninger, behandler vi følgende typer af personoplysninger:

Almindelige personoplysninger, herunder
- Identitetsoplysninger
- Personoplysninger som indgår i beskrivelsen af det forhold, der indberettes om, herunder om evt. strafbare forhold
Følsomme personoplysninger, herunder oplysninger om seksuelle forhold, hvis det indgår i indberetningen
Almindelige og evt. følsomme personoplysninger om personer, der omtales i indberetningen, eksempelvis fordi de er udsat for uønsket adfærd fra den, der indberettes om

Personoplysninger om whistleblowere

Whistleblowere har mulighed for at være anonyme. Hvis du indberetter på ikke-anonym basis, behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig:

Almindelige personoplysninger, herunder
- Identitetsoplysninger
- Personoplysninger som indgår i din indberetning, herunder om evt. strafbare forhold, hvis der er mistanke om, at du har foretaget en bevidst falsk indberetning
Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig, medmindre du selv vælger at lade sådanne oplysninger indgå i indberetningen

Formål og retsgrundlag

Vores behandling af personoplysninger har til formål at håndtere og undersøge indberetninger foretaget under vores whistleblowerordning.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

For indberetninger omfattet af whistleblowerloven er retsgrundlaget for vores behandling whistleblowerlovens § 22, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, artikel 9, stk. 2, litra g, og databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 4.
For indberetninger, som ikke er omfattet af whistleblowerloven, er retsgrundlaget for vores behandling databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at undersøge indberetninger under whistleblowerordningen, artikel 9, stk. 2, litra f, og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt., da vores berettigede interesse i at behandle oplysninger om strafbare forhold klart overstiger hensynet til den registrerede.

Videregivelse og kategorier af modtagere

Videregivelse af personoplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen, whistleblowerloven og anden dansk lovgivning.

Vi videregiver eller overlader personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

Direktionen i JPS Marselis ApS og direktionen i det/de selskaber, indberetningen vedrører
Det datterselskab, som den person, der indberettes om, er ansat i eller tilknyttet, med henblik på undersøgelse af indberetningen
Eksterne advokater, revisorer og andre rådgivere i forbindelse med undersøgelse og opfølgning på indberetningen
Politi og andre offentlige myndigheder
Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler

Overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS

I visse tilfælde deler vi dine personoplysninger med modtagere uden for EU/EØS. Dette sker, når vi gør brug af databehandlere i lande uden for EU/EØS. Sådanne overførsler vil ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når det ikke længere er nødvendigt og proportionalt at opbevare dem.

Indberetninger, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen, eller som er åbenbart grundløse, slettes straks.

Hvis der på baggrund af en indberetning iværksættes en undersøgelse, slettes oplysningerne som udgangspunkt 6 måneder efter afslutning af undersøgelsen, medmindre vi har berettiget interesse i at opbevare oplysningerne i længere tid.

Hvis der foretages anmeldelse til politi eller andre relevante myndigheder, slettes oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder, medmindre vi har berettiget interesse i at opbevare oplysningerne i længere tid.

Hvis der på baggrund af en indberetning gennemføres en ansættelsesretlig, disciplinær eller anden sanktion over for en indberettet medarbejder eller en whistleblower, eller der i øvrigt foreligger saglige grunde til at opbevare oplysninger om medarbejderen eller whistlebloweren, vil disse blive opbevaret i den pågældendes personalemappe. Efter fratrædelse opbevares oplysninger om medarbejderen som udgangspunkt i op til 5 år plus indeværende år.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af de personoplysninger, vi behandler om dig. Hvis du beder os om det, vil vi slette personoplysninger uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet lovligt grundlag.
Du har også ret til at modsætte dig vores behandling af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på baggrund af et andet lovligt grundlag.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

I lovgivningen kan der være fastsat betingelser eller begrænsninger i forhold til disse rettigheder. I den forbindelse bemærkes, at dine rettigheder ikke gælder i tilfælde, hvor din interesse i at håndhæve dine rettigheder findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Den, der indberettes om, har således ikke ret til at modtage oplysninger om identiteten på en person, som i god tro har foretaget indberetning, eller andre faktiske oplysninger end dem, der ham med ham/hende at gøre, medmindre andet udtrykkeligt følger af lovgivningen.

Har du spørgsmål til vores privatlivspolitik, måden vi behandler dine personoplysninger på, eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne privatlivspolitik.

Vi beder om, at du i forbindelse med din henvendelse giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Du kan indgive en klage vedrørende vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktoplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk.

Opdateret december 2023