JPS Marselis Group politika attiecībā uz ziņotājiem par pārkāpumiem

Pamatinformācija un mērķis

JPS Marselis Group ir izveidojusi iekšēju, grupas mēroga trauksmes cēlēju sistēmu saskaņā ar ES Trauksmes cēlēju direktīvu un valstu tiesību aktiem par trauksmes cēlēju aizsardzību, kas attiecas uz JPS Marselis grupas uzņēmumiem. Ziņotāju sistēmu pārvalda JPS Marselis ApS, kas par savu iekšējo ziņotāju struktūrvienību ir iecēlis Grupas juridisko departamentu.

Ziņotāju sistēma attiecas uz visiem JPS Marselis grupas uzņēmumiem neatkarīgi no tā, vai uzņēmumiem saskaņā ar tiesību aktiem ir vai nav pienākums izveidot ziņotāju sistēmu.

JPS Marselis grupas trauksmes cēlēju sistēma ļauj darbiniekiem, klientiem, piegādātājiem, partneriem un citām ieinteresētajām personām, kas saistītas ar JPS Marselis grupas uzņēmumiem, rīkojoties godprātīgi un bez represiju riska, ziņot par aizdomām vai konkrētu informāciju par ES tiesību aktu pārkāpumiem, nopietniem likumpārkāpumiem vai citiem nopietniem jautājumiem JPS Marselis grupā.

JPS Marselis Group ir atvērta un uz dialogu balstīta uzņēmuma kultūra, kurā ikviens var brīvi un atklāti runāt par atklātiem pārkāpumiem, nepieņemamu rīcību vai aizdomām par kaut ko nelikumīgu. Tāpēc trauksmes cēlēju sistēma ir jāuzskata par papildus iespēju tam, ka jūs vēršaties pie vadības vai izmantojat citus saziņas kanālus, lai ziņotu par jautājumiem, kuriem vēlaties pievērst uzmanību.

Šajā dokumentā ir sīki izklāstīts, kad jūs varat ziņot, izmantojot trauksmes cēlēju sistēmu, par ko jūs varat ziņot, kā tiek izskatīts ziņojums, trauksmes cēlēja un ziņojuma subjekta tiesības utt.

Kas var ziņot par informāciju

Ziņotāju sistēmu var izmantot jebkuri JPS Marselis Group uzņēmuma esošie vai bijušie darbinieki. To var izmantot arī klienti, piegādātāji, partneri un citas ieinteresētās personas, kas saistītas ar JPS Marselis Group uzņēmumu.

Kam jūs varat ziņot

Saskaņā ar trauksmes cēlēju sistēmu jūs varat ziņot par jautājumiem, kas saistīti ar darbiniekiem vai citām personām, kuras saistītas ar JPS Marselis Group uzņēmumu, piemēram, valdes locekļiem, akcionāriem, konsultantiem, piegādātājiem vai ārējiem partneriem.

Jūs varat ziņot arī par lietām, pat ja pašu lietu nevar attiecināt uz kādu personu, bet tā ir, piemēram, saistīta ar sistēmas kļūmi JPS Marselis Group uzņēmumā.

Lietas, par kurām varat ziņot

Jūs varat ziņot par ES tiesību aktu pārkāpumiem, smagiem nodarījumiem un citiem nopietniem jautājumiem.

Jūsu ziņojuma pamatā jābūt pamatotām aizdomām vai patiesai informācijai par faktiskiem vai iespējamiem noteikumu pārkāpumiem, piemēram, šādās jomās:

• noteikumu pārkāpumi attiecībā uz produktu drošību un atbilstību, transporta drošību un patērētāju aizsardzību;

• noziedzīgi nodarījumi, piemēram, finanšu līdzekļu ļaunprātīga izmantošana, zādzība, krāpšana, piesavināšanās, kukuļdošana un dokumentu viltošana;

• Nopietni vai atkārtoti tiesību aktu pārkāpumi, piemēram, saistībā ar veselības aizsardzību un drošību darbā vai vides aizsardzības noteikumiem;

• Nopietni vai atkārtoti nozīmīgu iekšējo vadlīniju, piemēram, vadlīniju par komandējumiem, dāvanām un grāmatvedību, pārkāpumi;

• Nopietni konflikti, kas ietekmē cilvēkus darbavietā, piemēram, draudoša uzvedība, fiziska vardarbība, seksuāla uzmākšanās vai cita nopietna uzmākšanās;

Iepriekš minētais piemēru saraksts nav limitējošs. Ja neesat pārliecināts, vai par kādu jautājumu ir jāziņo, mēs aicinām jūs par to ziņot.

Ziņotāju sistēmu nevar izmantot, lai ziņotu par nenozīmīgiem jautājumiem vai informāciju par (piemēram) iekšējo vadlīniju pārkāpumiem attiecībā uz slimības atvaļinājumu, smēķēšanu vai alkoholu. Tomēr, ja noteikumu pārkāpumi ir sistemātiski, var rasties nepieciešamība ziņot par šiem vai citiem mazāk nopietniem gadījumiem, izmantojot trauksmes cēlēju sistēmu.

Par citiem jautājumiem, piemēram, iebiedēšanu, izņemot kriminālas darbības (piemēram, neslavas celšanu, apmelošanu u. c.), neapmierinātību ar atalgojumu vai parastiem sadarbības jautājumiem nav jāziņo, izmantojot trauksmes cēlēju sistēmu, bet par tiem ir jāziņo, izmantojot parastos JPS Marselis Group saziņas kanālus, piemēram, vadībai, personāla nodaļai, veselības un drošības organizācijai vai arodbiedrības pārstāvim.

Tomēr jūs varat ziņot par nopietnu uzmākšanos, seksuālu uzmākšanos un nopietniem sadarbības jautājumiem.

Kā ziņot

Ziņošanai jāizmanto grupas tiešsaistes veidlapa vietnē Trauksmes celšanas kārtība – JPS Marselis. Visu grupas uzņēmumu tīmekļa vietnēs ir saite uz grupas tiešsaistes veidlapu. Tomēr ziņojumus par Hornbaek Baltic AS var iesniegt, izmantojot arī īpašu Hornbaek Baltic AS tiešsaistes veidlapu Hornbaek Baltic AS tīmekļa vietnē. Ja ziņojumu par Hornbaek Baltic AS iesniegsiet, izmantojot Hornbaek Baltic AS īpašo Hornbaek Baltic AS tiešsaistes veidlapu Hornbaek Baltic AS tīmekļa vietnē, Hornbaek Baltic AS pārsūtīs ziņojumu JPS Marselis grupas iekšējai ziņotāju vienībai, lai to izskatītu centralizēti saskaņā ar šo politiku. Ziņojumu var iesniegt anonīmi vai norādot personas datus. Lai mēs varētu pēc iespējas rūpīgāk izmeklēt ziņoto jautājumu, lūdzam sniegt pēc iespējas detalizētāku jautājuma aprakstu.

Procedūra, kad ir saņemts ziņojums

Kad ziņotājs iesniedz ziņojumu, izmantojot tiešsaistes veidlapu, sistēma automātiski ģenerē saņemšanas apstiprinājumu, kas tiks parādīts elektroniski un kuru var arī izdrukāt.

Visus ziņojumus apstrādā un izmeklē grupas iekšējā ziņotāju nodaļa. Septiņu dienu laikā pēc ziņojuma iesniegšanas Grupas iekšējā ziņotāju vienība izvērtē un pieņem lēmumu par to, vai jautājums ir vai nav atzīstams par tādu, uz kuru attiecas ziņotāju sistēmas darbības joma.

Ja jautājums ietilpst tās darbības jomā, Grupas iekšējā ziņotāju struktūrvienība uzsāks nepieciešamo izmeklēšanu un sniegs atbilstošus ieteikumus šajā sakarā; sīkāka informācija sniegta turpmāk.

Ja jautājums neietilpst trauksmes cēlēju sistēmas darbības jomā, tas tiks noraidīts.

Ja trauksmes cēlējs ir norādījis kontaktus, viņš tiks informēts par lēmumu 3 dienu laikā pēc lēmuma pieņemšanas. Ja ziņojums tiek noraidīts un, ja tas ir aktuāli, ziņotājs saņems papildus norādījumus, ar ko sazināties JPS Marselis Group, lai apspriestu attiecīgo jautājumu.

Lietas izmeklēšana

Kad Grupas iekšējā ziņotāju vienība saņem ziņojumu, uz kuru attiecas ziņotāju sistēmas darbības joma, tā izmeklē šo jautājumu un, ja nepieciešams, vāc papildu informāciju par šo jautājumu attiecīgajā Grupas uzņēmumā vai uzņēmumos.

Pamatojoties uz to, Grupas iekšējā ziņotāju struktūrvienība sagatavos ziņojumu, kurā būs izklāstīti ieteikumi JPS Marselis ApS vadībai.

Grupas iekšējā ziņotāju struktūrvienība izmeklēšanā un ziņojumā atklāj ziņotāja identitāti tikai tad, ja ziņotājs tam piekrīt. Tomēr pēc prokuratūras, administratīvā procesa iestāžu pieprasījuma vai pamatojoties uz tiesas lēmumu un bez ziņotāja piekrišanas Grupas iekšējā ziņotāju vienība var izpaust informāciju par ziņotāja identitāti attiecīgajām iestādēm. Ja vien iestādes nav informējušas Grupas ziņotāju struktūrvienību, ka ziņotāja informēšana apdraudēs attiecīgo izmeklēšanu, izmeklēšanu vai tiesvedību, iekšējā ziņotāju struktūrvienība iepriekš informē ziņotāju par informācijas izpaušanu. Ziņotāja identitāte, kurš ļaunprātīgi sniedz nepatiesu ziņojumu, netiks aizsargāta. Cita ziņojumā ietvertā informācija, kas neatklāj trauksmes cēlēja identitāti, tiek izpausta tikai kā daļa no turpmākiem pasākumiem pēc ziņojuma saņemšanas vai lai risinātu ziņojumā norādīto pārkāpumu.

Pamatojoties uz trauksmes cēlēja ziņojumu un ieteikumiem, JPS Marselis ApS vadība – nepieciešamības gadījumā kopā ar grupas uzņēmuma/uzņēmumu, uz kuriem attiecas ziņojums, vadību – pieņems lēmumu par to, kādus pasākumus un rīcību veikt, vai uzsākt iekšēju izmeklēšanu, ziņot iestādēm vai veikt darbības, kas nepieciešamas saskaņā ar darba tiesībām vai līgumtiesībām.

Konfidencialitātes pienākums

Uz Grupas iekšējo ziņotāju struktūrvienību un personām, kas iesaistītas izmeklēšanā un ziņojuma apstrādē, attiecas īpašs likumā noteikts konfidencialitātes pienākums, kas attiecas uz ziņojumos sniegto informāciju.

Šis īpašais konfidencialitātes pienākums attiecas tikai uz ziņojumos iekļauto informāciju. Ja ziņojuma rezultātā ir jāuzsāk lieta pret personu vai personām, par kurām ziņots, tad uz savākto informāciju saistībā ar lietu neattiecas īpašais konfidencialitātes pienākums.

Ziņotāja anonimitāte un aizsardzība

Ziņojumu var iesniegt anonīmi vai norādot personas datus. Iespēju, ka no ziņojumā sniegtās informācijas var tikt noskaidrota ziņotāja identitāte, nevar izslēgt pat tad, ja ziņošana ir veikta anonīmi. Ja pret personu, par kuru ir ziņots, tiek ierosināta tiesvedība, trauksmes cēlējs var tikt uzaicināts kā liecinieks lietā, un tad anonimitāte tiks zaudēta.

Ziņojumus par noteiktiem jautājumiem var būt grūti padziļināti izmeklēt, ja ziņotājs neatklāj savu identitāti un izvēlas saglabāt tiesības palikt anonīms. Tas, vai tas notiks, ir paša ziņotāja lēmums.

Trauksmes cēlēju sistēma aizsargā trauksmes cēlāju pret jebkāda veida atriebību vai draudošu rīcību, vai mēģinājumiem to izdarīt, ja trauksmes cēlējs ir iesniedzis ziņojumu. Ar represijām ir jāsaprot jebkāda veida nelabvēlīga attieksme vai represijas, kas notiek ziņojuma rezultātā, piemēram, atstādināšana no darba, atlaišana no darba, pazemināšana amatā vai nepaaugstināšana amatā, uzdevumu pārcelšana, pārcelšana citā amatā, atalgojuma samazināšana, disciplinārie pasākumi, piespiešana, iebiedēšana, uzmākšanās un diskriminācija.

Jebkāda JPS Marselis Group uzņēmuma darbinieka atriebība var radīt sekas attiecīgajai personai saskaņā ar darba tiesībām un/vai novest pie disciplinārsodiem.

Ziņotāja ziņojuma saturam ir jābūt godprātīgam, jo informācijas norādīšana ziņojumā var radīt nopietnas sekas. Ja tiek pierādīts, ka trauksmes cēlēja ziņojums ir bijis apzināti maldinošs, piemēram, uzmākšanās gadījumā, trauksmes cēlēja ziņojumam var piemērot civiltiesības, krimināltiesības vai darba tiesības un/vai pret viņu var tikt piemēroti disciplinārsodi.

Pastāvīga saziņa

Grupas iekšējā ziņotāju nodaļa nodrošina saziņu ar ziņotāju. Saziņa ir iespējama tikai tad, ja ziņotājs ir norādījis kontaktinformāciju. Grupas iekšējā ziņotāju vienība izlems, vai pastāvīgā saziņa notiks, izmantojot e-pastu vai tālruni. Pēc ziņotāja lūguma, kad iekšējā ziņotāju struktūrvienība ir saņēmusi ziņojumu, saprātīgā laikā ir jāsarīko personiska tikšanās ar Grupas iekšējo ziņotāju struktūrvienību.

Ziņotājs var sagaidīt Grupas iekšējās ziņotāju nodaļas atgriezenisko saiti pēc iespējas ātrāk un parasti ne vēlāk kā divus mēnešus no dienas, kad iekšējā ziņotāju nodaļa ir pieņēmusi lēmumu, ka ziņojums ietilpst ziņotāju sistēmas darbības jomā. Ciktāl iespējams, atgriezeniskajā saziņā iekļauj informāciju par visām veiktajām vai paredzētajām darbībām un paskaidrojumu, kāpēc izvēlētas tieši šīs darbības. Iespējams, ka ar trauksmes cēlāju nav iespējams dalīties ar noteiktu informāciju, piemēram, likumā noteiktā konfidencialitātes pienākuma vai GDPR dēļ.

Ja lietas apstākļu dēļ nav iespējams sniegt pārliecinošu atgriezenisko saiti 2 mēnešu laikā, ziņotājs par to tiks informēts, kā arī informēts par to, kad var sagaidīt turpmāku atgriezenisko saiti.

Konfidencialitāte

Ziņotāju sistēma ir izstrādāta un tiek pārvaldīta tā, lai nodrošinātu konfidencialitāti attiecībā uz ziņotāja un to personu identitāti, kuras varētu tikt minētas ziņojumā.

Sistēma, ko izmanto, lai atbalstītu ziņojumu tiešsaistes veidlapas, nereģistrē IP adreses. Piekļuve jebkādai ar ziņojumiem saistītai informācijai ir ierobežota.

Ziņojumu reģistrācija un personas datu apstrāde

Grupas iekšējā ziņotāju vienība reģistrē un glabā saņemtos ziņojumus, kā arī citu informāciju un materiālus, kas iegūti, izmeklējot jautājumu, par kuru ir ziņots.

Personas datu politika – trauksmes cēlēju sistēma sīkāk izklāsta, kā JPS Marselis grupas uzņēmumi apstrādā personas datus saistībā ar informāciju, kas atklāta trauksmes cēlēju sistēmas ietvaros.

Kas tiek darīts zināms ziņojumā minētajai(-ām) personai(-ām)

Kad Grupas iekšējā ziņotāju struktūrvienība ir izmeklējusi ziņojumu un ir nodrošināti visi attiecīgie pierādījumi, Grupas iekšējā ziņotāju struktūrvienība par ziņojumu paziņo personai, par kuru ir ziņots. Ja izmeklēšana nav atspēkojusi ziņojumu, persona, par kuru ziņots, saņems arī šādu informāciju:

1. par kādu rīcību viņš tiek turēts aizdomās;
2. kas ir iesaistīts ziņojuma izmeklēšanā;
3. personas iespēja piekļūt ziņojumā iekļautajai informācijai un tiesības izteikt komentārus par to, un
4. ka ziņojums var tikt nosūtīts policijai un citām valsts iestādēm.

Tiks informēta arī jebkura ziņojumā minētā trešā persona.

Ja ir acīmredzams, ka ziņojums ir nepamatots, neietilpst trauksmes cēlēju sistēmas darbības jomā vai to nevar izskatīt citu iemeslu dēļ, un tādēļ Grupas iekšējā trauksmes cēlēju vienība to noraida, Grupas iekšējā trauksmes cēlēju vienība informēs personu, par kuru ziņots, ka ziņojums ir saņemts un noraidīts, un to izdarīs saprātīgā termiņā, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Ja vien likumā nav skaidri noteikts citādi, ziņotāja identitāte tiks atklāta personai, par kuru tiek ziņots, tikai tad, ja ziņotājs ir apzināti sniedzis nepatiesu ziņojumu.

Ziņošana ārējām trauksmes cēlēju shēmām

Kā alternatīvu ziņojuma iesniegšanai saskaņā ar JPS Marselis Group trauksmes cēlēju sistēmu ir iespējams iesniegt ziņojumu saskaņā ar valsts iestāžu sniegtajām ārējām trauksmes cēlēju sistēmām.

Lai ziņotu par JPS Marselis Group Dānijas uzņēmumiem, Dānijas iestādes sniedz informāciju par Dānijā pieejamajām ārējām trauksmes cēlēju shēmām tīmekļa vietnē www.whistleblower.dk.

Lai ziņotu par Dennerle Plants GmbH un Carmen Damer GmbH, Vācijas iestādes sniedz informāciju par Vācijā pieejamajām ārējo ziņotāju shēmām tīmekļa vietnē www.bundesjustizamt.de un www.bkms-system.net.

Lai ziņotu par Hornbaek Baltic AS, Latvijas iestādes sniedz informāciju par Latvijā pieejamajām ārējām ziņotāju sistēmām tīmekļa vietnē www.trauksmescelejs.lv.

JPS Marselis Group mudina jūs izmantot Grupas iekšējo ziņotāju sistēmu, ja uzskatāt, ka jautājumu var izskatīt JPS Marselis Group ietvaros.

Atjaunināts 2025. gada martā