Whistleblowerpolitik for JPS Marselis-koncernen

Baggrund og formål

JPS Marselis-koncernen har etableret en intern, koncernfælles whistleblowerordning i overensstemmelse med EU’s whistleblowerdirektiv og den danske lov om beskyttelse af whistleblowere (”whistleblowerloven”). Whistleblowerordningen varetages af JPS Marselis ApS, som har udpeget Koncernjura som intern whistleblowerenhed.

Under JPS Marselis-koncernens whistleblowerordning kan medarbejdere, kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre interessenter med tilknytning til selskaberne i JPS Marselis-koncernen i god tro og uden risiko for repressalier indberette mistanke eller konkret viden om overtrædelse af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold i JPS Marselis-koncernen.

JPS Marselis-koncernen har en åben og dialogbaseret virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man oplever uregelmæssigheder, uacceptabel adfærd eller har mistanke om, at der foregår noget ulovligt. Whistleblowerordningen skal derfor ses som et supplement til at gå til ledelsen eller benytte andre kommunikationskanaler i koncernselskaberne om forhold, man ønsker at gøre opmærksom på.

Denne whistleblowerpolitik beskriver nærmere, hvornår man kan indberette via whistleblowerordningen, hvad man kan indberette om, hvordan en indberetning håndteres, rettigheder for whistlebloweren og den, der indberettes om m.m.

Whistleblowerordningen og whistleblowerpolitikken gælder for alle selskaber i JPS Marselis-koncernen, uanset om selskaberne er omfattet af whistleblowerloven, anden national whistleblowerlovgivning eller ikke er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning.

JPS Marselis-koncernen yder whistleblowere, der indberetter om forhold i koncernselskaber, som ikke er omfattet af whistleblowerloven eller anden national whistleblowerlovgivning, samme beskyttelse, som var selskaberne omfattet. Whistlebloweren skal dog være opmærksom på, at whistlebloweren ved indberetning om forhold i koncernselskaber, som ikke er omfattet af whistleblowerloven eller anden national whistleblowerlovgivning, ikke er omfattet af den lovfæstede beskyttelse af whistlebloweren.

Hvem kan foretage en indberetning

Whistleblowerordningen kan benyttes, hvis man er ansat eller tidligere ansat i et selskab i JPS Marselis-koncernen. Derudover kan whistleblowerordningen benyttes af kunder, leverandører, samarbejdspartnere og andre interessenter med tilknytning til et selskab i JPS Marselis-koncernen.

Hvem kan der indberettes om

Under whistleblowerordningen kan indberettes om forhold begået af medarbejdere eller andre personer med tilknytning til et selskab i JPS Marselis-koncernen såsom bestyrelsesmedlemmer, kapitalejere, konsulenter, leverandører, eksterne samarbejdspartnere mv.

Der kan også indberettes om forhold, selvom forholdet ikke kan henføres til en enkelt person men eksempelvis skyldes en grundlæggende systemfejl i JPS Marselis-koncernen.

Hvilke forhold kan der indberettes om

JPS Marselis-koncernen følger whistleblowerlovens afgrænsning, hvorefter både overtrædelser af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser samt øvrige alvorlige forhold kan indberettes.

En indberetning skal vedrøre en rimelig mistanke om eller egentligt kendskab til faktiske eller potentielle overtrædelser inden for eksempelvis følgende områder:

• Overtrædelser vedrørende reglerne om produktsikkerhed og – overensstemmelse, transportsikkerhed samt forbrugerbeskyttelse
• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, dokumentfalsk mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. ift. arbejdssikkerhed eller miljøregler
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller anden grov chikane

Ovenstående er alene en liste med eksempler. Ved tvivl om hvorvidt et forhold skal indberettes eller ej, opfordrer vi til, at det indberettes.

Whistleblowerordningen kan ikke anvendes til indberetning af forhold af bagatelagtig karakter eller oplysninger om f.eks. overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning og alkohol. Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold kan være forhold, der kan indberettes under whistleblowerordningen.

Forhold som mobning, utilfredshed med løn eller samarbejdsvanskeligheder kan ikke indberettes under whistleblowerordningen men skal i stedet indberettes gennem de sædvanlige kommunikationskanaler i JPS Marselis-koncernen som f.eks. ledelsen, HR, AMO eller tillidsmandssystemet.

Dog kan der indberettes om grov chikane og seksuel chikane, ligesom der kan indberettes om samarbejdsvanskeligheder, hvis de vurderes at være så alvorlige, at de udgør en reel risiko for menneskers liv og helbred.

Hvordan foretages indberetning

Indberetning kan kun ske elektronisk via webformular på jpsmarselis.dk/whistleblower. Indberetning kan foretages anonymt eller ikke-anonymt. Af hensyn til vores mulighed for at undersøge forholdet nærmere opfordrer vi til, at forholdet beskrives så detaljeret som muligt.

Procedure ved modtagelse af en indberetning

Indberetninger modtages af Koncernjura.

Når en indberetning er modtaget, foretager Koncernjura en vurdering af, om indberetningen af omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis en indberetning falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil Koncernjura iværksætte de nødvendige undersøgelser og anbefale de relevante tiltag i denne forbindelse, jf. nærmere neden for.

Falder indberetningen uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, vil indberetningen blive afvist. Er indberetningen foretaget ikke-anonymt, vil whistlebloweren blive orienteret om afvisningen og, hvis relevant, modtage vejledning om, hvor whistlebloweren i stedet kan henvende sig internt i JPS Marselis-koncernen med det pågældende forhold.

Undersøgelse af en indberetning

Når Koncernjura har modtaget en indberetning, der falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, undersøger Koncernjura indberetningen og indhenter ved behov yderligere oplysninger om forholdet internt i det/de relevante koncernselskaber.

Herefter udarbejder Koncernjura en redegørelse med eventuelle anbefalinger til direktionen i JPS Marselis ApS.

Koncernjura må i sin undersøgelse og redegørelse kun videregive oplysninger om whistleblowerens identitet, hvis whistlebloweren giver sit samtykke til det. Koncernjura må dog uden whistleblowerens samtykke videregive oplysninger om whistleblowerens identitet til relevante myndigheder for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til et forsvar. Andre oplysninger fra indberetningen, som ikke afslører whistleblowerens identitet, videregives kun som led i opfølgning på indberetningen, eller for at imødegå en overtrædelse, som er nævnt i indberetningen.

På baggrund af redegørelsen og anbefalingerne træffer direktionen i JPS Marselis ApS – hvis relevant sammen med direktionen i det/de koncernselskaber, indberetningen vedrører – beslutning om de relevante tiltag og reaktioner, hvad enten der er tale om iværksættelse af interne undersøgelser, anmeldelse til myndigheder eller øvrige reaktioner af ansættelsesretlig eller kontraktretlig karakter.

Tavshedspligt

Koncernjura og de personer, der bliver inddraget i undersøgelserne og behandlingen af en indberetning, er underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til oplysningerne i en indberetning.

Den særlige tavshedspligt gælder alene oplysninger, der er indeholdt i en indberetning. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af den særlige tavshedspligt.

Anonymitet og beskyttelse af whistlebloweren

Indberetning kan foretages anonymt eller ikke-anonymt. Det kan ikke udelukkes, at whistleblowerens identitet kan udledes af oplysningerne i indberetningen, selvom indberetningen foretages anonymt. Indledes der en retssag mod den, der indberettes om, kan whistlebloweren blive indkaldt som vidne i retssagen, hvorved anonymitet fortabes.

En indberetning kan have en sådan karakter, at det kan være vanskeligt at undersøge et forhold til bunds, uden at whistlebloweren vælger at stå frem og dermed afstå sin ret til at være anonym. Det er whistleblowerens egen beslutning, om det skal ske.

Whistleblowerordningen beskytter whistlebloweren mod enhver form for repressalier eller trusler om eller forsøg på repressalier, der sker som følge af, at whistlebloweren har foretaget en indberetning. Repressalier skal forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge, der sker som reaktion på en indberetning. Det kan f.eks. være suspension, afskedigelse, degradering eller undladt forfremmelse, overførsel af opgaver, forflytning, lønnedgang, disciplinære foranstaltninger, tvang, intimidering, chikane, diskrimination mv.

Udøves repressalierne af ansatte i et selskab i JPS Marselis-koncernen, kan det få ansættelsesretlige og/eller disciplinære konsekvenser for vedkommende.

Det kan have betydelige konsekvenser at være nævnt i en indberetning, og derfor skal whistlebloweren være i god tro om indholdet af en indberetning. En bevidst falsk indberetning fra en whistleblower, f.eks. af chikanemæssige årsager, kan få civilretlige, strafferetlige, ansættelsesretlige og/eller disciplinære konsekvenser for whistlebloweren.

Løbende kommunikation

Når whistlebloweren foretager indberetning via webformular, generer systemet automatisk bekræftelse på modtagelse af indberetning, som vises på skærmen og kan printes derfra.

Koncernjura varetager kommunikationen med whistlebloweren. Kommunikation kan kun ske, hvis indberetning er foretaget ikke-anonymt. Kommunikationen vil som udgangspunkt ske på engelsk, som er koncernsproget. Kommunikation vil ske pr. mail, telefon eller ved personlig samtale efter Koncernjuras valg.

Hurtigst muligt og som udgangspunkt senest 3 måneder efter bekræftelse på modtagelse af indberetning modtager whistlebloweren feedback fra Koncernjura, hvori Koncernjura – så vidt det er muligt – informerer whistlebloweren om, hvilke tiltag, der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor det konkrete tiltag er valgt. Der kan være oplysninger, som ikke må deles med whistlebloweren f.eks. på grund af lovbestemt tavshedspligt, databeskyttelseslovgivning mv.

Hvis det på grund af sagens omstændigheder ikke er muligt at give endelig feedback inden udløbet af fristen på 3 måneder, informeres whistlebloweren herom sammen med oplysning om, hvornår yderligere feedback kan forventes.

Fortrolighed

Whistleblowerordningen er udformet og håndteres på en sådan måde, at der sikres fortrolighed om identiteten på whistlebloweren og de personer, som måtte være nævnt i en indberetning.

Det system, der bruges til at understøtte webformularen til indberetninger, logger ikke IP-adresser. Der er etableret adgangsbegrænsning til al information, der vedrører en indberetning.

Registrering af indberetninger og behandling af personoplysninger

Koncernjura registrerer og opbevarer modtagne indberetninger og øvrige oplysninger og materiale indsamlet som led i undersøgelsen af det forhold, der er indberettet om.

Indberetninger opbevares, så længe det er nødvendigt og proportionalt i forhold til den enkelte indberetning og eventuelt andre indberetninger om det samme forhold.

I Privatlivspolitik for whistleblowerordningen beskrives nærmere, hvordan JPS Marselis-koncernen behandler personoplysninger i forbindelse med indberetninger under whistleblowerordningen.

Hvad får den, der indberettes om, at vide om indberetningen

Når Koncernjura har undersøgt en indberetning, og alle relevante beviser er sikret, underretter Koncernjura den, der indberettes om, om indberetningen, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 1. Såfremt undersøgelsen ikke har afkræftet indberetningen, vil den, der indberettes om, desuden få oplyst følgende:

1. Den adfærd han/hun mistænkes for at have udvist;
2. Hvem der deltager i undersøgelsen af indberetningen;
3. Hans/hendes eventuelle adgang til oplysningerne i indberetningen og ret til at kommentere derpå; og
4. At indberetningen kan videregives til politiet og andre offentlige myndigheder

Enhver tredjemand nævnt i en indberetning vil tillige blive orienteret.

Såfremt en indberetning er åbenbar grundløs, ikke falder inden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller af andre grunde ikke kan behandles og derfor afvises af Koncernjura, vil Koncernjura inden for en rimelig frist, men senest inden for en måned efter konstateringen heraf, orientere den, der indberettes om, at indberetning er modtaget og afvist.

Medmindre andet følger udtrykkeligt af lovgivningen, vil whistleblowerens identitet kun blive oplyst til den, der indberettes om, såfremt whistlebloweren har indgivet en bevidst falsk indberetning.

Indberetning til eksterne whistleblowerordninger

Som alternativ til indberetning under JPS Marselis-koncernens whistleblowerordning er det muligt at foretage indberetning under de eksterne whistleblowerordninger, som myndighederne stiller til rådighed. Ved indberetning om forhold i et af JPS Marselis-koncernens danske selskaber stiller de danske myndigheder information til rådighed om de danske eksterne whistleblowerordninger på www.whistleblower.dk.

JPS Marselis-koncernen opfordrer til anvende koncernens interne whistleblowerordning i de tilfælde, hvor det vurderes, at forholdet kan håndteres af JPS Marselis-koncernen.

Opdateret december 2023