JPS Marselis Group Trauksmes celšanas politika

Pamatinformācija un mērķis

JPS Marselis visā uzņēmumu grupas līmenī ir ieviesis iekšējo Trauksmes celšanas kārtību atbilstoši ES Trauksmes cēlēju direktīvai un Dānijas Trauksmes cēlēju aizsardzības likumam (turpmāk – Trauksmes cēlēju likums). Trauksmes celšanas kārtības darbību nodrošina JPS Marselis ApS, ieceļot uzņēmumu grupas likumīgos pārstāvjus par atbildīgo struktūrvienību iekšējās trauksmes celšanas jautājumos.

JPS Marselis Trauksmes celšanas kārtība nodrošina darbiniekiem, klientiem, piegādātājiem, partneriem un citām ieinteresētajām personām, kas ir saistītas ar JPS Marselis Group uzņēmumiem, iespēju godprātīgi un bez represiju riska ziņot, ja rodas aizdomas vai pieejama konkrēta informācija par ES tiesību aktu pārkāpumiem, būtiskiem pārkāpumiem vai citiem nopietniem gadījumiem JPS Marselis Grupas ietvaros.

JPS Marselis Group darbība ir balstīta uz atvērtības un dialogā balstītas kultūras principiem, kur ikviens var brīvi izteikties par pamanītiem pārkāpumiem, nepieņemamu rīcību vai aizdomām par jebkādu pretlikumīgu darbību norisi. Ņemot vērā iepriekš minēto, Trauksmes celšanas kārtība būtu jāuztver kā papildus veids, kādā, nevēršoties pie vadības un neizmantojot citus saziņas līdzekļus, var ziņot par, jūsuprāt, nozīmīgiem pārkāpumiem.

Šajā politikā ir precīzi norādīts, kad iesniedzams ziņojums saskaņā ar šo kārtību, par kādiem gadījumiem būtu jāziņo un kā tiek izskatīti šādi ziņojumi, aprakstīts, kādas tiesības ir trauksmes cēlējam un personai, par kuru iesniegts ziņojums, kā arī sniegta cita informācija.

Trauksmes celšanas kārtība un Trauksmes celšanas politika attiecas uz visiem JPS Marselis Group uzņēmumiem, neatkarīgi no tā, vai šiem uzņēmumiem tiek piemērots Trauksmes cēlēju likums, citi nacionālie tiesību akti trauksmes celšanas jomā vai tiem nav pienākuma ieviest Trauksmes celšanas kārtību.

JPS Marselis Group nodrošina līdzvērtīgu aizsardzību trauksmes cēlējiem, kas uzņēmumu grupas ietvaros ziņo par uzņēmumiem, kuriem netiek piemērotas Trauksmes cēlēju likuma prasības vai citu nacionālo tiesību aktu prasības trauksmes celšanas jomā, un uzņēmumiem, kuriem šīs prasības tiek piemērotas. Tomēr trauksmes cēlējiem ir jāapzinās, ka trauksmes cēlējam, kurš uzņēmumu grupas ietvaros ziņo par uzņēmumiem, kuriem netiek piemērotas Trauksmes cēlēju likuma prasības vai citu nacionālo tiesību aktu prasības trauksmes celšanas jomā, netiek piemērota likumā noteiktā trauksmes cēlēju aizsardzība.

Kādas personas ir tiesīgas iesniegt ziņojumu?

Trauksmes celšanas kārtības ietvaros ziņojumu var iesniegt JPS Marselis Group uzņēmumu esošie vai bijušie darbinieki. Tāpat ziņojumu var iesniegt arī klienti, piegādātāji, partneri un citas ieinteresētās personas, kas ir saistītas ar JPS Marselis Group uzņēmumiem.

Par kādām personām iesniedzams ziņojums?

Saskaņā ar Trauksmes celšanas kārtību ziņojumu var iesniegt par jebkādiem pārkāpumiem, kas saistīti ar JPS Marselis Group uzņēmumu darbiniekiem vai citām ar JPS Marselis Group uzņēmumiem saistītām personām, piemēram, par valdes locekļiem, akcionāriem, konsultantiem, piegādātājiem vai ārējiem partneriem.

Tāpat ziņojumu var iesniegt arī tādos gadījumos, ja attiecīgā situācija nav attiecināma uz kādu konkrētu personu, bet, piemēram, ir saistīta ar JPS Marselis Group sistēmas kļūmi.

Par kādiem gadījumiem iesniedzams ziņojums?

JPS Marselis Group ievēro Trauksmes cēlēju likumā noteiktos ziņošanas kritērijus saistībā ar ES tiesību aktu pārkāpumiem, būtiskiem pārkāpumiem un citiem nopietniem gadījumiem.

Ziņojumam ir jābūt balstītam uz pamatotām aizdomām vai konkrētu informāciju par faktisku vai iespējamu noteikumu pārkāpumu, piemēram, šādās jomās:

• noteikumu pārkāpums, kas saistīts ar produktu drošību vai atbilstību, satiksmes drošību un klientu aizsardzību;
• noziedzīgi nodarījumi, piemēram, finanšu līdzekļu ļaunprātīga izmantošana, zādzība, krāpniecība, piesavināšanās, kukuļošana un dokumentu viltošana;
• nopietni vai atkārtoti tiesību aktu pārkāpumi, piemēram, saistībā ar veselības aizsardzību vai darba drošību vai vides aizsardzības noteikumiem;
• nopietni vai atkārtoti svarīgu iekšējo noteikumu pārkāpumi, piemēram, saistībā ar komandējumiem, dāvanām vai grāmatvedību;
• nopietns konflikts, kas ietekmē darbavietā esošās personas, piemēram, apdraudoša uzvedība, fiziska vardarbība, seksuāla uzmākšanās vai cita nopietna vardarbība.

Šeit minēti tikai daži piemēri. Ja neesat drošs(-a) par to, vai par attiecīgo gadījumu ir iesniedzams ziņojums, mēs aicinām ziņojumu tomēr iesniegt.

Šī Trauksmes celšanas kārtība nav attiecināma uz mazsvarīgiem gadījumiem vai informāciju par iekšējo noteikumu pārkāpumiem, kas saistīti, piemēram, ar darbnespējas lapu, smēķēšanu vai alkohola lietošanu. Taču, ja noteikumi tiek pārkāpti regulāri, var rasties nepieciešamība ziņot par šiem gadījumiem vai citiem, mazāk nopietniem gadījumiem, kas atbilst šīs Trauksmes celšanas kārtības kritērijiem.

Trauksmes celšanas kārtība netiek izmantota citos gadījumos, piemēram, netiek iesniegti ziņojumi par huligānisku uzvedību, neapmierinātību ar atalgojumu vai sadarbības problēmām. Šādos gadījumos ziņo, izmantojot parastos JPS Marselis Group saziņas līdzekļus, piemēram, vēršoties pie vadības, sazinoties ar personāldaļu, veselības aizsardzības un darba drošības organizāciju vai ar arodbiedrības pārstāvi.

Tomēr drīkst ziņot par nopietnu aizskarošas izturēšanās vai seksuālas uzmākšanās gadījumu, kā arī par sadarbības problēmām, ja tie uzskatāmi par nopietniem gadījumiem, kas apdraud iesaistīto personu dzīvību vai veselību.

Kā iesniegt ziņojumu?

Lai ziņotu par pārkāpumu, nepieciešams iesniegt tiešsaistē pieejamo veidlapu: jpsmarselis.dk/trauksmes-celsanas-kartiba. Ziņojums var būt gan anonīms, gan publisks. Lai attiecīgo gadījumu varētu rūpīgāk izvērtēt, nepieciešams iesniegt pēc iespējas detalizētāku situācijas aprakstu.

Turpmākā rīcība pēc ziņojuma saņemšanas

Ziņojumi tiek nodoti izskatīšanai uzņēmumu grupas juridiskajiem pārstāvjiem.

Saņemot ziņojumu par pārkāpumu, uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji izvērtē, vai situācija atbilst vai neatbilst Trauksmes celšanas kārtības kritērijiem.

Ja ziņojums par pārkāpumu atbilst kārtības kritērijiem, uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji veic vajadzīgās pārbaudes un sniedz situācijai piemērotus ieteikumus; sīkāka informācija sniegta tālāk tekstā.

Ja ziņojums par pārkāpumu neatbilst Trauksmes celšanas kārtības kritērijiem, tas tiks noraidīts. Ja ziņojums par pārkāpumu ir publisks, trauksmes cēlējs tiks informēts par ziņojuma noraidīšanu un, ja nepieciešams, tiks informēts, ar kuru personu no JPS Marselis Group sazināties, lai pārrunātu attiecīgo jautājumu.

Ziņojuma izpēte

Kad uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji saņem ziņojumu par pārkāpumu, kas atbilst Trauksmes celšanas kārtības kritērijiem, pārkāpuma gadījums tiek izmeklēts un, nepieciešamības gadījumā, tiks ievākta papildu informācija par situāciju attiecīgā uzņēmuma vai uzņēmumu iekšienē.

Uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji pēc tam sagatavos pārskatu, iekļaujot tajā rekomendācijas JPS Marselis ApS vadībai.

Izmeklēšanas procesā un pārskatā uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji drīkst izpaust tikai ar trauksmes cēlēja identitāti saistītu informāciju, ar nosacījumu, ka saņemta trauksmes cēlēja piekrišana. Tomēr uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji drīkst nodot ar trauksmes cēlēja identitāti saistītu informāciju attiecīgajām varas iestādēm, nesaņemot trauksmes cēlēja piekrišanu, lai risinātu pārkāpuma gadījumu vai nodrošinātu cietušo personu tiesības uz aizstāvību. Cita informācija, kas minēta ziņojumā par pārkāpumu un nav saistīta ar trauksmes cēlēja identitāti, izpaužama tikai saistībā ar turpmākiem pasākumiem pēc ziņojuma saņemšanas vai lai risinātu ziņojumā norādīto pārkāpumu.

Ņemot vērā ziņojuma saturu un rekomendācijas, JPS Marselis ApS vadība, nepieciešamības gadījumā, kopā ar uzņēmumu grupas uzņēmuma / uzņēmumu vadību, uz kuru attiecas iesniegtais ziņojums, pieņem lēmumu par nepieciešamajiem pasākumiem un rīcību, par nepieciešamību veikt iekšējo izmeklēšanu, ziņot varas iestādēm vai veikt darba tiesību vai līgumtiesību likumos noteiktās darbības.

Konfidencialitātes ievērošanas pienākums

Uzņēmumu grupas juridiskajiem pārstāvjiem, kā arī izmeklēšanā un ziņojuma izskatīšanā iesaistītajām personām ir jāievēro likumā noteiktais konfidencialitātes pienākums saistībā ar ziņojumos iekļauto informāciju.

Šis īpašais konfidencialitātes pienākums attiecināms tikai uz ziņojumos iekļauto informāciju. Ja saistībā ar iesniegto ziņojumu nepieciešams ierosināt lietu, īpašais konfidencialitātes pienākums nav attiecināms uz citu informāciju, kas ievākta par šo gadījumu.

Anonimitāte un trauksmes cēlēja aizsardzība

Ziņojums var būt gan anonīms, gan publisks. Tomēr arī gadījumos, kad trauksmes cēlēja ziņojums ir iesniegts anonīmi, joprojām pastāv iespēja, ka trauksmes cēlēja identitāti var noskaidrot pēc ziņojumā ietvertās informācijas. Ja pret personu, par kuru iesniegts ziņojums, tiek uzsākta tiesvedība, trauksmes cēlējs var tikt pieaicināts kā liecinieks lietā, un šādā gadījumā anonimitāte tiek zaudēta.

Ziņojumus par konkrētiem pārkāpumiem var būt grūti padziļināti izmeklēt, ja trauksmes cēlējs nepiekrīt atklāt savu identitāti un neatsakās no tiesībām uz anonimitāti. Šis lēmums ir jāpieņem trauksmes cēlējam.

Trauksmes celšanas kārtība paredz trauksmes cēlēja aizsardzību pret jebkāda veida represijām vai apdraudošas uzvedības, vai mēģinājumiem veikt represijas saistībā ar trauksmes cēlēja iesniegto ziņojumu. Represijas ir jebkāda veida nelabvēlīga izturēšanās vai ietekmes izmantošana, kas saistīta ar ziņojuma iesniegšanu, piemēram, atstādināšana no darba, atlaišana no darba, pazemināšana amatā vai nepaaugstināšana amatā, uzdevumu pārdale, pārcelšana citā amatā, algas samazināšana, disciplināri pasākumi, ietekmēšana, iebiedēšana, aizskaroša izturēšanās un diskriminācija.

Ja kāds JPS Marselis Group darbinieks izvērš represijas pret citu personu, šādu darbinieku var sodīt saskaņā ar darba tiesību likumu un/vai piemērot disciplinārsodu.

Iesniedzot ziņojumu, trauksmes cēlējam jārīkojas godprātīgi, jo ziņojuma iesniegšana var radīt būtiskas sekas attiecīgajai personai. Ja tiek pierādīts, ka trauksmes cēlējs apzināti iesniedzis maldinošu informāciju, piemēram, par aizskarošu izturēšanos, tad saskaņā ar civillikumu, krimināllikumu vai darba tiesību likumu pret trauksmes cēlēju var tikt uzsākts process un/vai piemērots disciplinārsods.

Saziņas nodrošināšana

Ja trauksmes cēlējs iesniedz ziņojumu, izmantojot tiešsaistē pieejamo veidlapu, sistēma automātiski sagatavo ziņojuma saņemšanas apstiprinājumu, kas pieejams elektroniskā veidā, bet to ir iespēja arī izdrukāt.

Uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji nodrošina saziņu ar trauksmes cēlēju. Saziņa iespējama tikai tādā gadījumā, ja ziņojums netiek iesniegts anonīmi. Saziņa tiek nodrošināta angļu valodā, kas ir uzņēmumu grupā lietotā valoda. Uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji pieņem lēmumu, vai saziņa tiks veikta ar e-pasta starpniecību, pa tālruni vai kā tikšanās klātienē.

Trauksmes cēlējs no uzņēmumu grupas juridiskajiem pārstāvjiem saņems atbildi tiklīdz tas būs iespējams, un parasti atbilde tiek sniegta ne ilgāk kā trīs mēnešu laikā pēc ziņojuma saņemšanas apstiprināšanas. Šajā atbildē uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji iespēju robežās sniedz trauksmes cēlējam informāciju par visām veiktajām vai plānotajām darbībām, kā arī paskaidro, kāpēc tiek veiktas tieši šīs konkrētās darbības. Ne vienmēr būs iespēja sniegt trauksmes cēlējam noteiktu informāciju, piemēram, ja to nepieļauj likumā noteiktais konfidencialitātes pienākums vai VDAR prasības.

Ja attiecīgās lietas apstākļi liedz iespēju sniegt pārliecinošu atbildi trīs mēnešu laikā, trauksmes cēlējs tiek informēts par šo situāciju, kā arī par to, kad sagaidāma turpmāka informācija par konkrēto ziņojumu.

Konfidencialitāte

Trauksmes celšanas kārtība izstrādāta un ieviesta tādā veidā, lai nodrošinātu trauksmes cēlēja, kā arī ziņojumā minēto personu identitātes konfidencialitāti.

Sistēma, kas tiek izmantota, lai iesniegtu ziņojumus tiešsaistes veidlapu formātā, nereģistrē IP adreses. Piekļuve jebkādai informācijai, kas saistīta ar ziņojumiem, ir ierobežota.

Ziņojumu reģistrācija un personas datu apstrāde

Uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji reģistrē un uzglabā saņemtos ziņojumus, kā arī citu informāciju un materiālus, kas tiek apkopoti ziņotās situācijas izpētes ietvaros.

Iesniegtie ziņojumi tiek uzglabāti tik ilgi, cik nepieciešams, atbilstoši attiecīgajā ziņojumā un jebkuros citos ziņojumos norādītās situācijas aprakstam.

Personas datu politika – Trauksmes celšanas kārtība ietver detalizētu aprakstu par personas datu apstrādi JPS Marselis Group ietvaros saistībā ar Trauksmes celšanas kārtības ietvaros izpausto informāciju.

Kāda informācija tiek izpausta saistībā ar ziņojumā minēto(-ajām) personu(-ām)?

Tiklīdz uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji ir izskatījuši ziņojumu un pārbaudījuši visus pierādījumus, uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji par saņemto ziņojumu informē personu, par kuru iesniegts ziņojums; skat. Datu aizsardzības likuma 22. panta 1. punktu. Ja netiek konstatēts, ka ziņojumā norādītā informācija ir nepatiesa, persona, par kuru iesniegts ziņojums, saņem šādu informāciju:

1. darbības, par kuru veikšanu persona tiek turēta aizdomās;
2. ziņojuma izskatīšanā iesaistītās personas;
3. iespējamā piekļuve ziņojumā izklāstītajai informācijai un tiesības komentēt šo informāciju; un
4. iespējamība, ka ziņojums var tikt nodots policijai vai citām varas iestādēm.

Tāpat informēta tiek jebkura ziņojumā minētā trešā persona.

Ja ziņojums ir acīmredzami nepamatots, neatbilst Trauksmes celšanas kārtības kritērijiem vai to nav iespējams izskatīt citu iemeslu dēļ un tāpēc uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji ziņojumu ir noraidījuši, uzņēmumu grupas juridiskie pārstāvji informē personu, par kuru iesniegts ziņojums, saistībā ar saņemto un noraidīto ziņojumu, sniedzot šo informāciju atbilstošā termiņā, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Ja vien tiesību aktos nav noteikts citādi, trauksmes cēlēja identitāte tiek izpausta tikai personai, par kuru saņemts ziņojums, ja trauksmes cēlējs ir apzināti sniedzis nepatiesu informāciju.

Ziņošana atbilstoši ārējām trauksmes celšanas procedūrām

Var ziņot ne tikai saskaņā ar JPS Marselis Group Trauksmes celšanas kārtību, bet arī saskaņā ar varas iestāžu trauksmes celšanas procedūrām Dānijas varas iestāžu sniegtā informācija par ārējām trauksmes celšanas procedūrām Dānijā pieejama vietnē: www.whistleblower.dk, kas var tikt izmantota, ja persona vēlas ziņot par pārkāpumu kādā no JPS Marselis Group uzņēmumiem Dānijā.

JPS Marselis Group aicina izmantot uzņēmu grupas iekšējo Trauksmes celšanas kārtību, ja uzskatāms, ka situāciju var atrisināt JPS Marselis Group ietvaros.

Informācija atjaunināta 2023. gada decembrī